Protokolant sądowy sporządza pisemny zapis w sytuacjach wymagających dokładnego opisu wypowiedzianych słów. Wiele z tych sytuacji wiąże się z postępowaniem sądowym, ale mogą również obejmować usługi związane z napisami kodowanymi i tłumaczeniami w czasie rzeczywistym dla osób z wadami słuchu. Protokolant sądowy ponosi ostateczną odpowiedzialność za dostarczenie dokładnej i kompletnej dokumentacji.
Protokolant sądowy może sporządzić zapis zeznań, spotkań, przemówień lub innych rozmów werbalnych. W niektórych lokalizacjach reporterzy sądowi pomagają również sędziom i prawnikom w dziedzinach badań lub organizacji. Niektóre stany wymagają, aby protokolant sądowy był notariuszem, a niektóre stany wymagają testowania licencji stanowych.
Istnieje kilka metod sprawozdawczości sądowej. Najpopularniejsza metoda stenograficzna polega na użyciu maszyny do stenotypu, która pozwala reporterowi na korzystanie z wielu kluczy reprezentujących dźwięki, słowa i frazy. Klawisze wytwarzają symbole, które są rejestrowane elektronicznie, a następnie tłumaczone i wyświetlane jako tekst. Aby szkolić się w zakresie tego rodzaju sprawozdawczości sądowej, uczeń musi uczęszczać na kursy trwające około dwóch do trzech lat w szkole zawodowej lub technicznej lub college’u.
Sprawozdawczość sądowa w czasie rzeczywistym obejmuje również maszynę do stenotypu. Jednak w raportowaniu w czasie rzeczywistym maszyna jest połączona z komputerem, który natychmiast wyświetla tekst na ekranie. Sądy, zajęcia, spotkania i telewizja z napisami używają tej metody sprawozdawczości sądowej. Oczekuje się, że w tym obszarze sprawozdawczości sądowej nastąpi wysoki wzrost zatrudnienia.
Inną formą sprawozdawczości sądowej jest sprawozdawczość elektroniczna. Polega na wykorzystaniu sprzętu analogowego lub cyfrowego do rejestrowania postępowań sądowych. Z tego nagrania dźwiękowego elektroniczny protokolant sądowy sporządza notatki i upewnia się, że nagranie jest wyraźne i wysokiej jakości, a następnie sporządza pisemny transkrypcja z nagrania. Tego rodzaju sprawozdawczości sądowej uczy się w pracy.
Pisanie głosowe to kolejna metoda sprawozdawczości sądowej. Zamiast maszyny stenograficznej metoda ta polega na zastosowaniu tłumika głosu. Reporter sądowy powtarza zeznania w trzymanej w ręce masce zawierającej mikrofon. Protokolant sądowy musi także werbalizować reakcje emocjonalne i gesty. Tłumik głosu uniemożliwia innym osobom w pomieszczeniu wysłuchanie powtarzanych zeznań i komentarzy. Szkolenie na pisarza głosu trwa około roku lub krócej.
Reporter sądowy może pracować w sali sądowej, dla adwokata lub agencji rządowej, dla sądowej agencji sprawozdawczej lub dla sieci telewizyjnych lub stacji kablowych.