Napisanie prośby o sponsorowanie zazwyczaj polega na stworzeniu spersonalizowanego listu do firmy, organizacji lub osoby, od której chcesz uzyskać finansowanie. Szczegóły takiego listu mogą się różnić w zależności od tego, czy prosisz o sponsoring dla swojej organizacji, czy dla siebie. Innym głównym czynnikiem, który może wpłynąć na treść twojego wniosku o sponsoring, jest przeznaczenie funduszy. Typowy list z prośbą o sponsoring będzie zawierał profesjonalne pozdrowienie, opis Ciebie lub Twojej organizacji oraz apel do firmy lub osoby prywatnej o pomoc. Jeśli twój cel ma historię sponsorowania podobnych organizacji, wydarzeń lub działań, możesz pracować pod tym konkretnym kątem.
Najważniejszą częścią pisania prośby o sponsorowanie jest wybór odpowiedniej osoby lub organizacji do kontaktu. Jeśli prowadzisz organizację młodzieżową, taką jak drużyna sportowa, możesz odnieść sukces w kontaktach z lokalnymi firmami i przedsiębiorcami, którzy mają historię wspierania podobnych działań. Różne firmy i osoby są często predysponowane do oferowania wsparcia określonym rodzajom organizacji, wydarzeń lub działań, więc wybór właściwych może pomóc w stworzeniu najlepszej prośby o sponsoring.
Gdy już wiesz, gdzie wyślesz swoje prośby, musisz przeprowadzić dodatkowe badania. Jeśli kontaktujesz się z firmą, może zapłacić, aby dowiedzieć się, którzy pracownicy są odpowiedzialni za programy charytatywne i sponsoringowe. Skierowanie swojego listu do właściwej osoby w organizacji może zapewnić, że dotrze on na czas, ale może również pomóc pokazać kontaktowi, że traktujesz poważnie i doceniasz ich wysiłki. W tym celu zazwyczaj będziesz chciał sporządzić swoją prośbę na profesjonalnym papierze firmowym. Jeśli Twoja organizacja nie ma jeszcze papieru firmowego, zwykle łatwo jest go utworzyć.
Po pozdrowieniu, które jest skierowane do właściwej osoby lub osób, Twój list z prośbą o sponsoring powinien zawierać kilka podstawowych informacji. Możesz opisać dotychczasowe działania i pokazać, w jaki sposób nowy sponsoring mógłby pomóc. Wiedza o tym, w jaki sposób Twój potencjalny sponsor finansował inne grupy w przeszłości, może być niezbędna, ponieważ może to pomóc Ci dostosować tę część listu. Może również pomóc w przedstawieniu jasnego i zwięzłego opisu, dlaczego potrzebujesz sponsora.
Poza osobistym pozdrowieniem i przedstawieniem przeszłych osiągnięć i planów na przyszłość, sposób, w jaki prosisz o sponsoring fiskalny, może się różnić. W niektórych przypadkach możesz zażądać określonej kwoty pieniędzy lub możesz zapewnić różne poziomy sponsorowania. Możesz również dokładnie określić, co każdy poziom sponsorowania pozwoli Ci osiągnąć lub jakie korzyści możesz zaoferować w zamian. Formularz może być również dołączony, jeśli wnioskujesz o sponsorowanie od firmy, ponieważ może to ułatwić proces zaangażowanym pracownikom.
Przez cały czas trwania listu sponsorskiego zazwyczaj będziesz chciał zachować profesjonalizm i uprzejmość. Na końcu listu dobrze jest podziękować potencjalnemu sponsorowi za uwagę, niezależnie od tego, czy ostatecznie zdecydują się zaoferować jakiekolwiek finansowanie. Zazwyczaj do zamknięcia listu zaleca się odręczny podpis, ponieważ może to dać efekt personalizacji.