Οι συνδρομητές μπορούν γενικά να περιηγηθούν στην φαινομενικά ατελείωτη θάλασσα των διαθέσιμων προγραμμάτων εξετάζοντας τέσσερις βασικούς παράγοντες, όπως τη λειτουργικότητα του λογισμικού, τη διεπαφή, την προστασία και τον έλεγχο των ιών και την υποστήριξη και ενημερώσεις.
Perhapsσως ο πιο σημαντικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή λογισμικού μεταγραφής μουσικής είναι η συνολική λειτουργικότητα του προγράμματος. Η λειτουργικότητα περιλαμβάνει εργασίες όπως εισαγωγή, εκτύπωση, μετατροπή σε διάφορες μορφές αρχείων, επεξεργασία, επιβράδυνση του ήχου, μεταφορά και επιλογή διαφορετικών συνδυασμών και πλήκτρων οργάνων. Αυτές οι δυνατότητες επηρεάζουν πόσο ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα μουσικής και επομένως καθορίζει τα συνολικά αποτελέσματα που μπορεί να λάβει ο χρήστης. Εάν το λογισμικό μεταγραφής μουσικής δεν έχει τη σωστή λειτουργικότητα, τότε καθίσταται αναγκαίο να συμπληρωθεί το λογισμικό με πρόσθετα προγράμματα, γεγονός που αναιρεί τον σκοπό του λογισμικού μεταγραφής. Ταυτόχρονα, ο χρήστης θα πρέπει να λάβει υπόψη του εάν θα χρησιμοποιήσει πραγματικά όλες τις λειτουργίες που παρέχει το λογισμικό, προκειμένου να αποφύγει την αγορά λογισμικού με άσκοπα υψηλό κόστος.
Η επαρκής λειτουργικότητα καθίσταται αρκετά χωρίς νόημα για έναν συνδρομητή εάν η λειτουργία είναι δύσκολη. Αυτό σημαίνει ότι το επόμενο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν εξετάζετε προγράμματα μεταγραφής μουσικής είναι η γενική διεπαφή. Η διεπαφή αναφέρεται σε στοιχεία όπως εικονίδια και αναπτυσσόμενα μενού, καθώς και υλικό όπως το ποντίκι του υπολογιστή ή μια οθόνη αφής, που επιτρέπουν στον χρήστη να αλληλεπιδρά με το λογισμικό και να εκτελεί εντολές. Μια ιδανική διεπαφή για λογισμικό μεταγραφής μουσικής, παρόμοια με οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα λογισμικού ή συσκευή υλικού, είναι αυτή που είναι ενστικτώδης για τον χρήστη και στην οποία ο χρήστης μπορεί εύκολα να πλοηγηθεί. Αυτό επιτρέπει στον χρήστη να αλλάζει αποτελεσματικά από εργασία σε εργασία ή ακόμα και να εκτελεί πολλαπλές εργασίες, γεγονός που καθιστά τη διαδικασία μεταγραφής λιγότερο κουραστική.
Όσοι επιθυμούν να αγοράσουν και να χρησιμοποιήσουν λογισμικό μεταγραφής μουσικής θα πρέπει επίσης να διερευνήσουν την ευαισθησία του προγράμματος σε ιούς και διαφθορά. Αυτό είναι ένα κρίσιμο χαρακτηριστικό για το λογισμικό μεταγραφής επειδή η μεταγραφή είναι μια τόσο χρονοβόρα διαδικασία. Οι ιοί μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα όπως χαμένα ή κατεστραμμένα δεδομένα σε μεμονωμένα αρχεία μεταγραφής, καθώς και προβλήματα σε κάθε πτυχή της λειτουργικότητας του προγράμματος. Ορισμένοι ιοί είναι αρκετά κακοί ώστε να καταστήσουν το λογισμικό μεταγραφής άχρηστο χωρίς πλήρη επανεγκατάσταση. Ακόμα κι αν αυτό είναι δυνατό λόγω των περιορισμών άδειας και εγγραφής του λογισμικού και της συνεργασίας του κατασκευαστή του λογισμικού, χρειάζεται χρόνος για να το κάνει ο μεταγραφέας μουσικής.
Το τελευταίο στοιχείο που πρέπει να διερευνηθεί όταν αναζητάτε το καλύτερο λογισμικό μεταγραφής μουσικής είναι η δυνατότητα ενημέρωσης του λογισμικού και η λήψη τεχνικής υποστήριξης. Αυτό συνδέεται με την αξιολόγηση που δίνεται τόσο στο λογισμικό όσο και στην εταιρεία. Εάν ένα λογισμικό μεταγραφής έχει καλή λειτουργικότητα αλλά δεν μπορεί να ενημερωθεί ή να υποστηριχθεί εύκολα, καταλήγει να είναι πιο δαπανηρό για συντήρηση, με αποτέλεσμα χαμηλότερες αξιολογήσεις.