Zawiadomienia o szkodzie to formalne powiadomienie ubezpieczyciela przez ubezpieczonego o zaistnieniu jakiegoś rodzaju szkody. Wielu ubezpieczycieli dysponuje konkretnym dokumentem, którego należy użyć, aby zarejestrować zawiadomienie o szkodzie, podczas gdy inni po prostu podają podstawowe wytyczne dotyczące danych, które muszą być zawarte w zgłoszeniu. Chociaż formularz zawiadomienia o zagubieniu musiał kiedyś zostać złożony na piśmie, wielu dostawców obecnie akceptuje alternatywne formy dostawy.
Główną funkcją zawiadomienia o szkodzie jest powiadomienie firmy ubezpieczeniowej o zniszczeniu czegoś, co jest objęte warunkami polisy ubezpieczeniowej. W niektórych przypadkach powiadomienie to poprzedza złożenie formalnego roszczenia. Jednak wielu usługodawców wyśle przedstawiciela lub rzeczoznawcę, aby oszacował wysokość szkody w przedmiocie ubezpieczenia wymienionym w zawiadomieniu o szkodzie i określił, czy należy zgłosić roszczenie. Jeżeli likwidator zgadza się ze stwierdzeniami zawartymi w zgłoszeniu szkody, może on pomóc ubezpieczonemu w dochodzeniu roszczenia na miejscu.
W sytuacjach, gdy konieczne jest skorzystanie z zatwierdzonych przez dostawcę formularzy zawiadomienia o szkodzie, ubezpieczony może skontaktować się z agentem i zażądać kopii formularza. Dzieje się tak często, gdy usługodawca zapewnia różne rodzaje ochrony ubezpieczeniowej i stosuje określony format dla każdego rodzaju polisy oferowanej konsumentom. Na przykład zniszczenie domu może wymagać formularza zawiadomienia o utracie mienia, podczas gdy uszkodzenie biżuterii wymaga formularza zawiadomienia o utracie, opracowanego specjalnie dla ubezpieczonych rzeczy osobistych.
Szczegóły dotyczące tego, jak prawidłowo powiadomić ubezpieczyciela w przypadku jakiejś szkody, znajdują się zwykle w warunkach samej polisy. Tutaj ubezpieczony znajdzie informacje o tym, jak szybko należy zgłosić szkodę, wymagany format i jakie dane pomocnicze należy podać. Przestrzeganie warunków zawartych w polisie pomaga zapewnić, że pierwsze zgłoszenie straty zostanie zaakceptowane i że przetwarzanie kolejnego roszczenia nie zostanie spowolnione.
Podczas gdy większość firm ubezpieczeniowych kiedyś wymagała, aby zawiadomienie o szkodzie zostało złożone przez złożenie agentowi papierowego dokumentu lub pocztą, wielu dostawców akceptuje obecnie alternatywy. Niektórzy uznają za wystarczające powiadomienie ustne w formie rozmowy telefonicznej pomiędzy ubezpieczonym a ubezpieczycielem. Inni zaakceptują powiadomienie pocztą elektroniczną, przy czym powiadomienie pojawi się w treści wiadomości e-mail lub jako załącznik. Podobnie jak w przypadku każdego rodzaju zawiadomienia o utracie, te alternatywne opcje należy skierować do odpowiedniego działu lub osoby kontaktowej, aby można je było uznać za prawidłowo przekazane.