Istnieje wiele sytuacji, w których dana osoba może potrzebować napisać list zwalniający. Na przykład może być konieczne wyjaśnienie, dlaczego podatnik jest zwolniony z płacenia niektórych podatków lokalnych, stanowych lub federalnych. Ponadto takie pismo może być potrzebne do prawnego dochodzenia zwolnienia z prawnie wymaganych szczepień lub innych wymogów prawnych, do których dana osoba ma uzasadniony powód nieprzestrzegania. Chociaż każda sytuacja może wymagać nieco innych informacji, format zwolnienia będzie w dużej mierze taki sam, niezależnie od jego przeznaczenia. Pismo powinno zawierać podstawowe informacje identyfikujące, wyjaśnienie obowiązku prawnego i powód zwolnienia oraz jasno stwierdzać, że autor wnioskuje o zwolnienie.
Pisząc zwolnienie, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że korespondencja jest adresowana do odpowiedniej osoby lub agencji. Na przykład agencje podatkowe mogą mieć wiele różnych urzędów i adresów, pod które korespondencja podatników jest odbierana. Zwykła rozmowa telefoniczna powinna zapewnić właściwy adres do korespondencji oraz imię i nazwisko osoby, do której list ma być adresowany, jeśli jest to właściwe.
Sam list powinien zawierać istotne informacje autora, jeśli nie na papierze firmowym, takie jak imię i nazwisko, adres i adres e-mail lub numer telefonu. Po odpowiednim zaadresowaniu pismo powinno określać, czego dotyczy, np. „zwolnienie z podatku obrotowego” czy „zwolnienie z tytułu szczepień”. Należy również podać numer identyfikacyjny podatnika lub numer ubezpieczenia społecznego, aby odbiorca wiedział, czyje dane są objęte zwolnieniem.
W treści pisma zwalniającego autor powinien określić, jaki jest obowiązek prawny, wobec którego występuje o zwolnienie. Na przykład, jeżeli obowiązkiem prawnym jest zapłacenie podatku obrotowego, to autor pisma powinien uznać, że obowiązek ten jest przedmiotem pisma, a tym samym zwolnieniem. Po określeniu, na czym polega obowiązek prawny, autor powinien wyjaśnić, dlaczego przysługuje mu zwolnienie z obowiązku. Jeśli to możliwe, autor powinien zamieścić odniesienie do legalnego źródła, które uprawnia go do zwolnienia.
Wraz z wyjaśnieniem obowiązku prawnego i powodu, dla którego autor uważa, że jest uprawniony do zwolnienia, pismo powinno wyraźnie wskazywać, że autor wnioskuje o zwolnienie. Jeżeli zwolnienie dotyczy osoby nieletniej, jak w przypadku obowiązku szczepienia, wówczas autor musi podać imię i nazwisko dziecka, pokrewieństwo z dzieckiem oraz dochodzić zwolnienia rodzicielskiego np. ze względów religijnych. Stwierdzenie zwolnienia w prostym zdaniu na końcu listu powinno wyjaśnić czytelnikowi, że autor wnioskuje o zwolnienie.