Służba cywilna to termin powszechnie używany w określaniu funkcji rządowych w wielu różnych typach rządów na całym świecie. Termin ten jest używany na dwa podobne, ale różne sposoby. Prawie każdy naród na świecie ma obecnie co najmniej jeden wydział służby cywilnej jako część ogólnej struktury.
Jedno powszechne użycie terminu „służba cywilna” dotyczy konkretnego ramienia lub gałęzi służby rządowej, która nadzoruje proces zatrudniania. W tej aplikacji określony departament określi standardy zatrudnienia, które są przestrzegane przez inne departamenty tworzące ramię administracji rządowej. Nie jest niczym niezwykłym, że departament ten opracowuje i przeprowadza wszystkie egzaminy związane z potencjalnym zatrudnieniem w danym rządzie. Jednocześnie departament może również określać i nadzorować kryteria podwyżek i innych świadczeń pracowniczych.
Drugie użycie służby cywilnej jest terminem bardziej ogólnym. W takim przypadku wyrażenie może odnosić się do dowolnego z wielu departamentów tworzących rząd. W większości przypadków będzie to rozległa aplikacja, która obejmie wszystkie departamenty z wyjątkiem uzbrojenia wojskowego rządu. Istnieje jednak pewna rozbieżność w zakresie tego, jak szeroka będzie aplikacja. W niektórych krajach służba cywilna jest definiowana jako mająca zastosowanie do wszystkich jednostek rządowych, podczas gdy w innych termin ten jest rozumiany jako skupiający się głównie na departamentach zajmujących się funkcjami urzędniczymi lub administracyjnymi.
Osoby zatrudnione w służbie cywilnej są często określane mianem urzędników służby cywilnej. Urzędnik może być pracownikiem dowolnego rządu federalnego, stanowego lub lokalnego. W tym punkcie tradycje są różne. Na przykład pracownicy lokalnych gmin w Stanach Zjednoczonych często nazywani są urzędnikami służby cywilnej. W Wielkiej Brytanii termin ten jest ograniczony do pracowników rządowych, którzy są uważani za pracowników Korony, co wyklucza pracowników miejskich lub powiatowych.