Szacuje się, że wielu użytkowników komputerów, zwłaszcza w dużych organizacjach, może mieć od 10 do 20 identyfikatorów użytkowników. Każdy z nich wymaga własnego hasła. W związku z tym pamiętanie wszystkich tych identyfikatorów użytkowników i haseł może być zniechęcające. Synchronizacja haseł to sposób na odrobinę łatwiejsze życie użytkownika komputera poprzez synchronizację haseł tak, aby wszystkie były zgodne w wielu systemach.
Zalety synchronizacji haseł są oczywiste. Ci, którzy to robią, łatwiej zapamiętują swoje hasła. Ponadto, chociaż niektórzy twierdzą, że jednolite hasło dla użytkownika może zmniejszyć bezpieczeństwo, synchronizacja haseł może w rzeczywistości pomóc zwiększyć bezpieczeństwo, ponieważ użytkownicy będą mieli mniejszy powód do zapisywania haseł.
Chociaż synchronizacja haseł może być możliwa ręcznie, istnieją aplikacje, które zostały opracowane w celu zautomatyzowania tego procesu. Oprogramowanie zazwyczaj działa na dwa sposoby, poprzez przejrzysty proces lub proces oparty na sieci Web. Przejrzysty proces synchronizacji haseł zaczyna działać po zmianie hasła w jednej aplikacji. Następnie przechodzi i zmienia wszystkie inne hasła, dla których jest skonfigurowany. W procesie opartym na sieci WWW hasła są zmieniane przez użytkownika w Internecie.
Usprawniony proces może również zaoszczędzić pieniądze. Jeśli użytkownik musi indywidualnie zmienić do 20 haseł, może to zająć dużo czasu. Często systemy wymagają od użytkowników okresowej zmiany haseł w celu zmniejszenia ryzyka nieautoryzowanego dostępu. Jednak gdy synchronizacja haseł odbywa się jednocześnie, użytkownicy mogą znacznie szybciej wrócić do swojego pierwotnego celu. Może to pomóc firmie zwiększyć produktywność.
Oprócz synchronizacji haseł oprogramowanie może również pomóc administratorom w inny sposób. Oprogramowanie może wykryć zbliżające się żądanie zmiany hasła i wysłać użytkownikowi przypomnienie e-mailem. Może to pozwolić użytkownikowi na wykonywanie tych obowiązków administracyjnych w czasie, gdy być może nie jest zbyt zajęty, zapewniając użytkownikowi niewielką elastyczność.
Ponadto, chociaż użytkownicy mogą używać systemu synchronizacji haseł do jednoczesnej zmiany wszystkich swoich haseł, może zaistnieć sytuacja, w której użytkownik będzie musiał utrzymywać hasło, które jest oddzielne lub nie jest takie samo jak inne. Oprogramowanie do synchronizacji haseł również może to uwzględnić, umożliwiając użytkownikom zmianę tylko tych haseł, które są pożądane.