Oprogramowanie jako usługa (SaaS) to metoda dostarczania technologii informatycznych, która umożliwia firmom zakup dostępu do złożonej technologii komputerowej bez konieczności inwestowania w sprzęt i infrastrukturę. Ponieważ systemy komputerowe stają się coraz ściślej zintegrowane z operacjami biznesowymi, stały się koniecznością, a nie luksusem. Ceny SaaS zależą przede wszystkim od czterech czynników: popytu na rynku, wymaganego wsparcia, dostępności systemu oraz zakupionego modułu lub modułów.
Podobnie jak w przypadku wszystkich towarów, popyt rynkowy ma ogromny wpływ na ceny produktów. Na przykład pakiet oprogramowania księgowego, który spełnia potrzeby docelowej grupy klientów, może stać się bardzo popularny. Koszt świadczenia usługi mógł nie wzrosnąć, ale cena może wzrosnąć, odzwierciedlając zwiększony popyt.
Wycena SaaS jest zwykle przedmiotem negocjacji, która opiera się na unikalnej kombinacji usług i wsparcia wymaganego przez klienta. Często potencjalny klient zaczyna od małej umowy, aby przetestować działanie SaaS i wyzwania związane z integracją tego typu oprogramowania z innymi usługami. Ceny SaaS dla projektu próbnego lub weryfikacji koncepcji są często dość agresywne i mają na celu zachęcenie klienta do dostrzeżenia wartości oprogramowania jako usługi.
Wymagany poziom wsparcia zależy od rodzaju zakupionego oprogramowania i jego znaczenia dla działalności biznesowej. Na przykład oprogramowanie księgowe wymaga wsparcia w standardowych godzinach pracy, ale produkty do kontroli produkcji muszą być wspierane w sposób ciągły. Umowy cenowe SaaS często określają godziny świadczonego wsparcia oraz koszt dodatkowego wsparcia wymaganego poza tymi godzinami.
Wymagania dotyczące dostępności systemu są głównym czynnikiem w ustalaniu cen SaaS. Im więcej wymaganych godzin dostępu, tym wyższa całkowita cena umowy. Analiza kosztów i korzyści może wykazać, że SaaS jest opłacalny ze względu na wysokie koszty stworzenia i utrzymania stale działającego działu informatycznego.
Porównując modele cenowe SaaS, firma powinna przyjrzeć się rzeczywistej ofercie produktów. Wiele firm oferuje dwie opcje: pojedyncze moduły lub pakiety oprogramowania. Ceny oparte na modułach są idealne dla małych i średnich firm, które chcą rozszerzyć istniejące systemy lub przetestować koncepcję. Ceny mogą wydawać się wyższe niż pakiet oprogramowania, ale ważne jest, aby zdać sobie sprawę z ukrytych kosztów związanych z cenami oprogramowania.
Umowy cenowe SaaS pokryją koszt dostępu do systemu, określoną liczbę godzin wsparcia i być może kilka godzin wdrożenia i szkolenia. Wiele firm uważa, że te godziny nie są wystarczające do zaspokojenia ich potrzeb, a dodatkowe godziny czasu konsultanta mogą być konieczne do wdrożenia systemu na poziomie produkcyjnym. Te godziny stanowią znaczny dodatkowy koszt, który należy wziąć pod uwagę.