Serwer faksów to oprogramowanie i sprzęt, który umożliwia wielu użytkownikom wysyłanie i odbieranie dokumentów za pośrednictwem jednego centralnego systemu faksowego. Oprogramowanie faksu działa na komputerze często przeznaczonym do faksowania. Jego sprzęt obejmuje jeden lub więcej faks-modemów podłączonych do linii telefonicznych lub sieci protokołu internetowego (IP). Serwery faksowe są używane do obniżania kosztów i poprawy wydajności przez organizacje wszelkiego rodzaju. Niektórzy ludzie zbudowali całe firmy wokół pobierania opłat od innych za wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faksów za pomocą ich serwerów.
Oprogramowanie serwera faksów zbiera dokumenty do przefaksowania od wielu użytkowników. Często wysyłane pocztą elektroniczną lub przesyłane przez interfejs WWW, mogą mieć jeden z kilku popularnych formatów. Powszechnie akceptowane są zwykłe dokumenty tekstowe, Portable Document Format (PDF) i popularne dokumenty oprogramowania do przetwarzania tekstu. Niektóre serwery faksów umożliwiają również użytkownikom drukowanie dokumentów bezpośrednio na wirtualnym urządzeniu drukującym. To urządzenie przesyła następnie dokumenty na serwer bez ich drukowania.
Po odebraniu przez serwer faksów każdy dokument jest konwertowany do formatu faksu i umieszczany w kolejce do transmisji. Jeden z prawdopodobnie kilku samodzielnych lub opartych na karcie modemów faksowych w komputerze serwera przesyła dokument. Po zakończeniu wiadomość o powodzeniu lub niepowodzeniu może zostać wysłana pocztą elektroniczną, SMS-em lub w inny sposób do pierwotnego użytkownika.
Serwer faksów odpowiada również na przychodzące połączenia faksowe i może wyświetlać je na liście znanych nadawców „śmieciowych” faksów. Dokumenty otrzymane przez serwer mogą być przechowywane w formacie PDF lub innych popularnych formatach. Serwer może bezpośrednio wysłać dokument pocztą e-mail lub po prostu powiadomić użytkownika, że czeka faks.
W porównaniu z tradycyjnym faksowaniem serwer faksów ma wiele zalet. Nie są potrzebne żadne wydruki dokumentów, oszczędzając papier i toner. Dokumenty są przesyłane, gdy tylko faks-modem jest wolny, a nie wtedy, gdy ktoś ma czas na ręczne ich przefaksowanie. Otrzymane dokumenty są dostępne natychmiast i tylko dla zamierzonego odbiorcy. W dużej organizacji zwykle potrzebny jest tylko jeden serwer faksów, a nie wiele pojedynczych faksów.
Zacięcia papieru i pomijane strony nie stanowią już problemu z serwerem faksu. W razie potrzeby faksy można łatwiej śledzić i rejestrować. W przypadku konserwacji dział technologii informacyjnej (IT) może wziąć odpowiedzialność za centralnie zlokalizowany serwer. W innych typach oprogramowania można dodać lub włączyć funkcję automatycznego faksu. Serwer może również dostarczyć faks do skrzynki pocztowej Unified Messaging System zamiast wysyłać go pocztą e-mail.
Niektóre serwery faksów są przeznaczone do wysyłania i odbierania faksów bezpośrednio przez firmowy intranet. Wykorzystują one technologię „Fax over IP” Międzynarodowego Związku Telekomunikacyjnego (ITU) T.38 zamiast linii telefonicznej. Usługi faksu internetowego często zapewniają wygodne faksowanie i przechowywanie dokumentów dla indywidualnych właścicieli firm. Za miesięczną opłatą użytkownik może mieć jeden lub więcej numerów faksów z różnymi numerami kierunkowymi bez konieczności posiadania linii telefonicznej. Faksy są przechowywane na serwerze i przesyłane lub pobierane jako dokumenty przez Internet.
Oprogramowanie serwera faksów jest dostępne dla większości popularnych systemów operacyjnych. Oprogramowanie podstawowe jest często dołączane do systemu operacyjnego. Bardziej zaawansowane oprogramowanie można zwykle kupić od stron trzecich. Niektóre programy są również dostarczane przez dostawców open source.