System zarządzania konserwacją to system, który pomaga firmom zarządzać aktywami i sprzętem tak, aby operacje przebiegały płynnie i wydajnie. Najpopularniejszym i preferowanym typem systemu w ostatnich latach jest skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS), który wykorzystuje specjalnie zaprojektowane oprogramowanie do obsługi ewidencji. Program musi śledzić problemy, które są istotne dla firmy, aby ważne zadania zostały zakończone.
Skomputeryzowane systemy zarządzania konserwacją są często preferowane w stosunku do systemów papierkowych, ponieważ są zwykle szybsze i umożliwiają bardziej efektywne wykorzystanie siły roboczej. Mniej czasu poświęca się na tworzenie odręcznych zapisów w celu dokumentowania i śledzenia zadań. Niektóre z najczęstszych funkcji CMMS to prowadzenie listy aktywów, kontrola zapasów, śledzenie planowanych i nieplanowanych konserwacji oraz upewnianie się, że przestrzegane są protokoły bezpieczeństwa.
Oprogramowanie używane do obsługi skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją może stanowić znaczny koszt. Liderzy biznesowi mogą ocenić, czy jest to dobra inwestycja, prognozując, czy system wydłuży żywotność zasobów, obniży koszty operacyjne i umożliwi szybszy dostęp do raportów związanych z konserwacją. Na przykład szpitale często korzystają z CMMS, ponieważ awaria podstawowego sprzętu może spowodować sytuację życia lub śmierci pacjentów. CMMS jest również pomocny dla firm produkcyjnych, które obsługują wiele urządzeń.
Aby ustalić harmonogram konserwacji za pomocą skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją, firma musi najpierw wprowadzić ewidencję swoich aktywów. Obejmuje to informacje o zasobie, takie jak jego nazwa i numer seryjny, czas i miejsce zakupu oraz dział, w którym się znajduje. Konserwacja zapobiegawcza może obejmować nie tylko harmonogram konserwacji sprzętu, ale także dostępność załóg roboczych. W razie potrzeby CMMS może również wyszczególnić rodzaj konserwacji wymaganej dla sprzętu.
Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją może być używany do zarządzania szeregiem szczegółów związanych z bieżącą konserwacją i awariami sprzętu. Obejmuje to koszty pracy i nadgodzin, zaległości w pracy, czas potrzebny na naprawy oraz utratę produktywności z powodu awarii sprzętu. Rejestrowanie awarii sprzętu może pomóc w ustaleniu, czy opłaca się nadal naprawiać sprzęt, czy go wymieniać.
Kolejną zaletą CMMS jest to, że może ustawić protokół, którego pracownicy będą przestrzegać w przypadku awarii sprzętu. Może to zwiększyć wydajność, ponieważ za każdym razem wykonywany jest ten sam łańcuch dowodzenia. W przypadku dużych firm z dużą ilością sprzętu powiadomienia będą prawdopodobnie dokonywane za pośrednictwem systemu komputerowego. Na przykład pracownik produkcyjny może powiadomić odpowiedni dział utrzymania ruchu, wprowadzając informacje na komputerze znajdującym się w obszarze roboczym. Osoba nadzorująca konserwację śledziłaby i kontrolowała wszystkie prace związane z żądaniem naprawy.
Przed podjęciem decyzji o skomputeryzowanym systemie zarządzania utrzymaniem ruchu liderzy biznesowi firmy powinni ocenić, jakie funkcje musi mieć oprogramowanie. Pomocna jest również lista funkcji, które dobrze byłoby mieć i tych, które są niepotrzebne. Na podstawie tych informacji można zaprojektować system CMMS, aby spełniał potrzeby firmy.