Konserwacja zapobiegawcza odnosi się do działań podejmowanych w celu utrzymania mienia w dobrym stanie i zapobieżenia konieczności wykonywania poważnych napraw. Obejmuje czynności, takie jak inspekcja, czyszczenie i wymiana części. Oprogramowanie składa się z programów napisanych dla komputerów, obejmujących zarówno systemy operacyjne, jak i aplikacje, które wykonują różnorodne zadania. Oprogramowanie do konserwacji zapobiegawczej to inna nazwa rozwiązania do zarządzania skomputeryzowaną konserwacją (CMMS), sposób zarządzania konserwacją dowolnego sprzętu, który firma ma w swoich obiektach.
Oprogramowanie do konserwacji zapobiegawczej jest używane do różnych rodzajów konserwacji. Jest skuteczny w konserwacji sprzętu, flot, zakładów i innych obiektów oraz oprogramowania. Jest używany przez wiele różnych organizacji, w tym producentów, placówki służby zdrowia, placówki biomedyczne, instytucje edukacyjne, ogrody zoologiczne i akwaria, hotele i kurorty, gminy, domy pogrzebowe, farmy, zakony, zakłady użyteczności publicznej, zakłady przygotowania żywności, drużyny baseballowe, Departament Rolnictwa Stanów Zjednoczonych (USDA) oraz firmy zajmujące się oprogramowaniem komputerowym.
Istnieją pewne składniki i funkcje, które można by znaleźć w oprogramowaniu do konserwacji zapobiegawczej, chociaż mogą one mieć nieco inne nazwy. Obejmują one rejestr zasobów, widok lokalizacji, szablony zleceń pracy i harmonogram regularnie wykonywanej konserwacji. Typowe są również inwentaryzacja konserwacji, baza danych dla zespołów konserwacyjnych i ich harmonogramów, rejestr dostawców i dostawców oraz funkcja raportowania.
Istnieje kilka kluczowych różnic między różnymi typami oprogramowania do konserwacji zapobiegawczej. Jednym z czynników jest to, czy jest on oparty na Internecie, czy na komputerze. Innym jest to, czy jest to rodzaj ogólny, czy dostosowany do każdego klienta. Trzecim czynnikiem, powiązanym z drugim, jest to, czy modyfikacje mogą być wykonane przez klienta, czy też muszą być wykonane przez twórcę oprogramowania. Ważne jest również dostępne szkolenie i wsparcie, które różnią się w zależności od firmy: niektóre pakiety to tylko oprogramowanie; inne to SaaS (oprogramowanie jako usługa).
Istnieją pewne funkcje, które nie są dostępne w każdym pakiecie oprogramowania do konserwacji zapobiegawczej. Jednym z nich jest obsługa kodów kreskowych, która umożliwia drukowanie kodów kreskowych dla części i wyposażenia, podobnie jak możliwość wysyłania zleceń pracy na urządzenia mobilne. Możliwość śledzenia wielu lokalizacji może być przydatna w przypadku dużych operacji, podobnie jak możliwość łączenia się z QuickBooks®.