Κάθε οργανισμός που λειτουργεί με κερδοσκοπικό τρόπο θα καταθέσει ότι πρέπει να διατηρείται ο κατάλληλος ταμειακός έλεγχος. Ο έλεγχος των μετρητών επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί με αποτελεσματικό τρόπο επιβραβεύοντας τους μετόχους, αποζημιώνοντας τους υπαλλήλους για τις υπηρεσίες τους, πληρώνοντας πιστωτές και επίσης συμβάλλοντας στην προώθηση και διευκόλυνση της οργανωτικής ανάπτυξης. Με τόσους πολλούς τρόπους για τον σωστό έλεγχο της ταμειακής εισροής και εκροής μιας επιχείρησης, ορισμένες εταιρείες θεωρούν συντριπτική την επιλογή και την εφαρμογή των καλύτερων συμβουλών. Οι περισσότερες επιχειρήσεις θεωρούν ότι είναι επωφελής η διενέργεια μηνιαίων τραπεζικών συμβιβασμών, η μείωση των δαπανών και ο περιορισμός της πρόσβασης σε χρηματοκιβώτια εταιρειών. Εκτός από αυτές τις συμβουλές, η αποφυγή πιστωτικών καρτών της εταιρείας είναι επίσης σοφή, καθώς αυτό βοηθά στη μείωση του οικονομικού άγχους, γεγονός που επιτρέπει αυξημένη επιτυχία στον έλεγχο μετρητών.
Η διενέργεια μηνιαίων τραπεζικών συμβιβασμών είναι μια σημαντική συμβουλή ελέγχου μετρητών που πρέπει να ακολουθήσετε, διότι επιτρέπει σε μια επιχείρηση να επαληθεύσει ότι τα μετρητά της δεν καταχράζονται, καταχραστούν ή χάνονται. Οι συμφιλιώσεις μπορούν να γίνουν είτε από εσωτερική είτε από εξωτερική ομάδα. Όταν εκτελείται από εσωτερική ομάδα, συνιστάται να πραγματοποιούνται τριμηνιαίες συμφιλιώσεις από εξωτερική ομάδα για να διασφαλιστεί ότι δεν πραγματοποιείται εσωτερική απάτη. Για ακόμη μεγαλύτερη διασφάλιση, θα πρέπει να διενεργείται ανεξάρτητη επανεξέταση από τον ιδιοκτήτη της εταιρείας σε ετήσια βάση.
Είναι ευκολότερο να ελέγχετε τα χρήματα όσο λιγότερο χρησιμοποιούνται, καθιστώντας τη μείωση των δαπανών μια πολύτιμη συμβουλή που πρέπει να ακολουθήσετε. Οποιαδήποτε και όλα τα περιττά έξοδα θα πρέπει να αποφεύγονται, ενώ, ταυτόχρονα, θα μειωθούν οι τυχόν αγορές που πρέπει να γίνουν. Η μείωση των δαπανών είναι ιδιαίτερα σημαντική για τις νέες επιχειρήσεις, επειδή χρειάζονται εξαιρετικό έλεγχο μετρητών, ώστε να επιτευχθεί και να διατηρηθεί η ανάπτυξη των επιχειρήσεων.
Ο έλεγχος μετρητών είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρηθεί όταν μόνο λίγα άτομα έχουν τη δυνατότητα να το χρησιμοποιήσουν, να το μετακινήσουν ή να το χάσουν. Έχοντας αυτό υπόψη, οι εταιρείες θα πρέπει να περιορίσουν τον αριθμό των εργαζομένων που έχουν πρόσβαση σε χρηματοκιβώτια. Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, το 2004, οι εσωτερικοί υπάλληλοι συνέβαλαν στο 60 έως 70 τοις εκατό των δόλιων ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν εντός οργανισμών, γεγονός που καθιστά πολύ εύκολο να καταλάβουμε γιατί μόνο ένας περιορισμένος αριθμός χεριών πρέπει να έχει πρόσβαση σε περιουσιακά στοιχεία που βρίσκονται χρηματοκιβώτιο εταιρείας.
Παρόλο που πολλές επιχειρήσεις εξαρτώνται από τις πιστωτικές κάρτες της εταιρείας για τη δημιουργία ταμειακών ροών, ο έλεγχος των μετρητών επηρεάζεται σοβαρά από αυτές. Όσο περισσότερες πιστωτικές κάρτες έχει μια εταιρεία, τόσο περισσότερο οικονομικό χρέος τείνει να έχει, γεγονός που οδηγεί σε οικονομικό άγχος. Αυτό το άγχος κάνει τους ιδιοκτήτες εταιρειών να χαλαρώσουν τις προσπάθειες ελέγχου μετρητών. Εάν ένας οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιεί πιστωτικές κάρτες εταιρείας, μόνο λίγοι εκλεκτοί θα πρέπει να έχουν εξουσιοδότηση για τη χρήση των καρτών και θα πρέπει να πραγματοποιούνται καθημερινές αναθεωρήσεις για να διασφαλιστεί ότι δεν καταχράται.
Άλλες συμβουλές ελέγχου μετρητών περιλαμβάνουν πάντα τη λήψη απόδειξης όταν εξοφλούνται χρήματα, καθώς και την απόδειξη όταν λαμβάνονται τα χρήματα. Είναι επίσης συνετό να τοποθετείτε όλα τα πλεονάσματα μετρητών σε έναν τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας σε καθημερινή βάση. Μία από τις καλύτερες συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε είναι η χρήση των ηλεκτρονικών τραπεζικών εμβασμάτων όσο το δυνατόν περισσότερο, ειδικά όταν πληρώνετε λογαριασμούς.
SmartAsset.