Proces dodawania zastrzeżenia do wiadomości e-mail jest dość prosty, ale kwestia właściwego sformułowania tego zastrzeżenia wymaga trochę przemyślenia i planowania, a także ważne jest, aby upewnić się, że tekst zastrzeżenia różni się od treść wiadomości e-mail. Większość systemów pocztowych umożliwia użytkownikom dodawanie standardowego podpisu do wszystkich swoich wiadomości e-mail. Niektórzy używają tego jako sposobu na uniknięcie ponownego wpisywania swoich danych kontaktowych za każdym razem, gdy wysyłają wiadomość elektroniczną. W tej sekcji można dodać wyłączenie odpowiedzialności, które zostanie wysłane na dole wszystkich e-maili. Alternatywnie, można ręcznie dodać wyłączenie odpowiedzialności do wiadomości e-mail w razie potrzeby, tworząc tekst zastrzeżenia w treści wiadomości e-mail lub wklejając go z innego źródła.
Istnieje wiele sposobów na upewnienie się, że osoby otrzymujące e-maile z zastrzeżeniami mogą z łatwością odróżnić treść wiadomości e-mail od treści zastrzeżenia. Niektórzy używają znaków interpunkcyjnych, takich jak serie myślników lub kropek, aby stworzyć wizualną przerwę między wiadomością e-mail a zastrzeżeniem. Innym sposobem na to, aby tekst zastrzeżenia wyglądał inaczej niż tekst wiadomości e-mail, jest użycie różnych rozmiarów czcionek, stylów czcionek i kolorów czcionek. Jeśli tekst wiadomości e-mail jest czarny przy użyciu 12-punktowej czcionki Times New Roman, tekst wyłączenia odpowiedzialności może być niebieski i pisany XNUMX-punktową czcionką Courier New.
Firmy, które wymagają od pracowników dodawania zastrzeżenia do wszystkich wiadomości e-mail, zwykle dostarczają treść zastrzeżenia. Osoby, które chcą dodać wyłączenie odpowiedzialności, które nie jest dla nich przewidziane, powinny najpierw rozważyć ochronę, jaką mają nadzieję uzyskać dzięki tej klauzuli. Następnie mogą pracować nad stworzeniem zwięzłego tekstu, jednocześnie zapewniając im ochronę, której potrzebują.
W niektórych przypadkach może być konieczne skonsultowanie się z prawnikiem w celu dodania zastrzeżenia, które służy wyjątkowym potrzebom. Istnieje wiele standardowych zastrzeżeń dotyczących wiadomości e-mail, które można wypożyczyć w celu zapewnienia podstawowej ochrony poufności. Są one łatwo dostępne w Internecie. Jeśli potrzebne jest coś bardziej złożonego, konieczne może być zasięgnięcie porady prawnej. Prawnik będzie mógł pomóc w stworzeniu odpowiedniego języka, aby zapewnić potrzebne zabezpieczenia.