Zastrzeżenie w wiadomości e-mail to oświadczenie dodane na dole wiadomości e-mail w celu ograniczenia odpowiedzialności firmy w przypadku problemu lub procesu sądowego. Chociaż wyłączenie odpowiedzialności w wiadomości e-mail nie zapobiega pozwaniu firmy, może przede wszystkim zniechęcić ludzi do wnoszenia pozwów. Zastrzeżenie w wiadomości e-mail może również wskazywać sądowi, że firma podjęła działania, aby w pierwszej kolejności zapobiec wystąpieniu problemu. Typowymi przykładami wyłączenia odpowiedzialności e-mail są te, które stwierdzają, że firma nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wirusy, które mogą pochodzić z wiadomości e-mail pracownika lub że odbiorca wiadomości e-mail nie może udostępniać poufnych informacji zawartych w wiadomości.
Rodzaje zastrzeżeń w wiadomościach e-mail różnią się w zależności od tego, przed czym firma stara się chronić. Typowe przykłady dotyczą informacji poufnych, działań pracowników firmy oraz zasad ograniczania umów. Firmy mogą dodawać zastrzeżenie e-mail do wszystkich wiadomości e-mail z informacją, że pracownicy nie mogą zawrzeć umowy bez uprzedniego zatwierdzenia jej przez firmę, oraz że firma nie ponosi odpowiedzialności, jeśli pracownik wyśle wirusa lub inne nieodpowiednie informacje za pośrednictwem systemu poczty e-mail firmy .
Ideą wyłączenia odpowiedzialności w wiadomościach e-mail jest po prostu stwierdzenie, że firma zrobiła wszystko, co w jej mocy, aby zapobiec przedostawaniu się niedokładnych lub niebezpiecznych informacji do systemu poczty e-mail, ale firma nie ponosi odpowiedzialności, jeśli tak się stanie. Aby to potwierdzić, firma powinna wprowadzić politykę pracowniczą z regułami, które bardzo jasno określą, co pracownik może, a czego nie może robić za pośrednictwem firmowego systemu poczty elektronicznej. W przypadku wniesienia sprawy do sądu firma może przedstawić zarówno wyłączenie odpowiedzialności, jak i zasady dotyczące poczty e-mail jako dowód, że podjęła wszelkie niezbędne działania, aby zapobiec wystąpieniu jakichkolwiek problemów.
Chociaż zastrzeżenia e-mail mogą pomóc chronić firmę, nie są niezawodne. Jeśli firma złamie prawo lub zostanie pozwana, wyłączenie odpowiedzialności w wiadomości e-mail może, ale nie musi, chronić ją w sądzie. Nie jest to oświadczenie prawne, ale raczej znak, że firma podjęła wszelkie dostępne środki, aby zapobiec nielegalnym działaniom.
Innym ważnym sposobem, w jaki firma może się chronić, jest upewnienie się, że oświadczenie w wiadomości e-mail jest krótkie, łatwe do zrozumienia i łatwe do zidentyfikowania, aby nie zostało pomylone ze zwykłym tekstem wiadomości e-mail. Zastrzeżenia w innym kolorze lub dużym rozmiarze czcionki zwrócą na siebie uwagę. Firma powinna skonsultować się z prawnikiem lub innym doradcą prawnym, jeśli potrzebuje pomocy w napisaniu zastrzeżenia w wiadomości e-mail. Jeśli firma uważa, że istnieje wysokie ryzyko pozwu, powinna podjąć inne, bardziej prawnie wiążące kroki, aby zapobiec powstawaniu problemów.