Η πύλη προσωπικού είναι ένας ιδιωτικός ιστότοπος που χρησιμοποιείται για να παρέχει στα μέλη του προσωπικού πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες. Οι πύλες προσωπικού ενδέχεται να είναι διαθέσιμες μόνο σε εσωτερικά δίκτυα ή μπορεί να έχουν σχεδιαστεί για πρόσβαση από οποιονδήποτε υπολογιστή με δυνατότητα Διαδικτύου για ευκολία. Για να μπουν στην πύλη του προσωπικού, οι άνθρωποι χρειάζονται συνήθως ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης που έχει εκχωρηθεί από το τμήμα τεχνολογίας πληροφοριών της εταιρείας. Μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών μπορεί να διατηρηθεί σε μια πύλη προσωπικού, που κυμαίνεται από εγχειρίδια εργαζομένων έως ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τις συνεισφορές σε προγράμματα παροχών.
Αρκετές εταιρείες σχεδιάζουν γενικές πύλες προσωπικού που οι εταιρείες μπορούν να εγκαταστήσουν και οι εταιρείες μπορούν επίσης να σχεδιάσουν τις δικές τους. Ο στόχος μιας πύλης προσωπικού είναι να παρέχει στους ανθρώπους έτοιμη πρόσβαση σε πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν κατά τη διάρκεια της εργασίας τους. Η ψηφιοποίηση αυτών των πληροφοριών μπορεί να εξοικονομήσει χαρτί και να μειώσει τα απόβλητα, επιπλέον να επιτρέψει στους ανθρώπους να έχουν πρόσβαση σε αυτά οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορεί να βρουν πύλες προσωπικού χρήσιμες για την παρακολούθηση πραγμάτων, ωρών εργασίας, ιστορικού μισθοδοσίας και ούτω καθεξής.
Μερικά παραδείγματα πραγμάτων που μπορούν να βάλουν οι εργοδότες σε μια πύλη προσωπικού περιλαμβάνουν: χρονοδιαγράμματα, εγχειρίδια εργαζομένων, υπομνήματα, πληροφορίες μισθοδοσίας, πληροφορίες παροχών, εταιρικές πολιτικές και ειδήσεις. Το προσωπικό της τεχνολογίας των πληροφοριών είναι συνήθως υπεύθυνο για τη διαχείριση της πύλης του προσωπικού. Το ενημερώνουν, εντοπίζουν προβλήματα ασφαλείας, αντιμετωπίζουν σφάλματα κατά την εμφάνισή τους και βοηθούν τους εργαζόμενους που δυσκολεύονται να έχουν πρόσβαση σε αυτό, εκτός από την εκχώρηση ονομάτων χρήστη και κωδικών πρόσβασης σε νέους υπαλλήλους και την αφαίρεση παλαιών υπαλλήλων από τις λίστες πρόσβασης.
Οι πύλες μπορούν να περιλαμβάνουν ενότητες μαθημάτων, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να παρακολουθούν μαθήματα μέσω της πύλης. Αυτές οι ενότητες μπορεί να αποτελούν μέρος της απαιτούμενης κατάρτισης των εργαζομένων ή να προσφέρονται ως συμπληρωματική επιλογή για τους υπαλλήλους που θέλουν να βελτιώσουν την εργασιακή τους απόδοση. Τα κουίζ και τα παράθυρα διαλόγου χρησιμοποιούνται για να επιβεβαιώσουν την κατανόηση των εργαζομένων. Οι προτροπές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν με πράγματα όπως υπομνήματα, ώστε οι εργοδότες να γνωρίζουν πότε οι εργαζόμενοι διαβάζουν υπομνήματα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την επαλήθευση της πλήρους διανομής πληροφοριών στα μέλη του προσωπικού.
Οι πύλες προσωπικού μπορεί να περιέχουν εμπιστευτικές ή ευαίσθητες πληροφορίες. Μπορεί να ζητείται από τους υπαλλήλους να αποσυνδέονται πάντα όταν τελειώνουν, να αποφεύγουν την εμφάνιση της πύλης σε μη υπαλλήλους και να διατηρούν ασφαλή τα ονόματα χρήστη και τους κωδικούς πρόσβασής τους. Οι πύλες προσωπικού ενδέχεται να έχουν περιοχές με περιορισμένη πρόσβαση ανοικτές σε ορισμένους υπαλλήλους μόνο στις περιπτώσεις που διατηρούνται πολύ ευαίσθητες πληροφορίες. Η δημιουργία επιπέδων ασφάλειας επιτρέπει στους εργοδότες να προστατεύουν ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα, καθώς και να παρέχουν στους εργαζόμενους περιοχές με κλειδωμένη πρόσβαση για να συζητούν και να αντιμετωπίζουν θέματα που ενδιαφέρουν χωρίς να επιτρέπεται σε ολόκληρο το προσωπικό να βλέπει αυτές τις περιοχές.
SmartAsset.