Podczas sporządzania umowy wiele osób i firm zwraca się do adwokata. Chociaż zawsze wskazane jest, aby prawnik skonsultował lub przeanalizował jakąkolwiek umowę przed jej podpisaniem, można zaoszczędzić dużo pieniędzy na opłatach prawnych, pisząc podstawową umowę bez pomocy prawnika. Wśród najlepszych wskazówek dotyczących sporządzania umowy jest pisanie prostym językiem, używanie lub oparcie umowy na ogólnym formularzu umowy, jasne i pełne identyfikowanie wszystkich zaangażowanych stron, przewidywanie i uwzględnienie wszelkich potencjalnych problemów oraz sprawdzenie ich przez prawnika przed ich wykonaniem. podpisany.
Po pierwsze — i być może najważniejsze — należy unikać używania mnóstwa mylącego języka prawniczego. O ile osoba sporządzająca umowę nie jest prawnikiem piszącym dla innego prawnika, najlepiej jest, aby umowa była napisana w języku zrozumiałym dla przeciętnego laika. Im łatwiej jest zrozumieć umowę, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że stanie się ona przedmiotem późniejszych skomplikowanych sporów sądowych.
Ogólny formularz umowy można uzyskać i wykorzystać jako punkt wyjścia do przygotowania umowy. Na przykład, jeśli trzeba sporządzić umowę najmu, w Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych formularzy umowy najmu/najemcy. Sformułowanie można zmienić i w razie potrzeby dodać określone klauzule, aby dopasować je do sytuacji.
Nazwy prawne wszystkich zaangażowanych stron powinny być jasno określone w pierwszym akapicie. Osoby powinny być identyfikowane przez ich pełne imię i nazwisko, inicjały środkowe i wszelkie inne prefiksy lub sufiksy, które mogą mieć zastosowanie. Korporacje powinny być prawidłowo identyfikowane jako takie za pomocą ich pełnych nazw prawnych. Jeśli autor umowy nie jest pewien nazwy prawnej korporacji, powinien sprawdzić rejestry publiczne w jurysdykcji, w której firma została zarejestrowana.
Przygotowując umowę, należy uważać na listy. Jeśli lista jest poprzedzona słowem „w tym”, dobrym pomysłem jest dodanie wyrażenia „ale nie tylko”. O ile lista nie jest wyczerpująca, osoba podpisująca umowę może później trafić do sądu, wyjaśniając, dlaczego pewien sporny punkt nie został uwzględniony na tej liście.
Przewidywanie możliwych problemów i scenariuszy „co jeśli”, które mogą się rozwinąć w przyszłości, jest zawsze mądrym pomysłem. Pisemna umowa powinna ich dotyczyć, na wypadek, gdyby taka sytuacja rzeczywiście zaistniała. Podczas burzy mózgów należy mieć pod ręką notatnik, w którym można zapisywać pomysły na klauzule i kwestie, które należy poruszyć podczas sporządzania umowy, aby nie zostały one zapomniane.
Umowa prawdopodobnie przejdzie kilka projektów i zmian przed podpisaniem ostatecznej umowy. Aby uniknąć nieporozumień, każdy szkic powinien być opatrzony datą i numerem na górze pierwszej strony. Zaleca się również napisanie lub stemplowanie słowa „WERSJA ROBOCZA” na każdej stronie, aby zapobiec przypadkowemu podpisaniu niewłaściwej wersji roboczej. Ponadto, jeśli wersje robocze są przechowywane na komputerze, każda wersja powinna być przechowywana pod inną nazwą pliku, przy czym każda kolejna wersja ma coraz większe numery. Na przykład pierwsza wersja robocza może mieć nazwę „szkic 1”, po której następuje „szkic 2”, „szkic 3” i tak dalej.
Wszystkie strony ostatecznej umowy powinny być wydrukowane na papierze o takim samym nakładzie i jakości. Zapewni to, że nie pojawią się później żadne pytania dotyczące możliwości dodawania nowych stron po podpisaniu pierwotnej umowy. Każda ze stron powinna również parafować każdą stronę umowy, aby uniknąć roszczeń, że strony zostały zastąpione. Na koniec podpisanie umowy przez wszystkie strony niebieskim atramentem pozwoli odróżnić oryginalną umowę od wszelkich wykonanych kserokopii.