Ο προϋπολογισμός και η πρόβλεψη είναι η πρακτική της διαχείρισης των οικονομικών και του καθορισμού προβλέψεων για μελλοντικές οικονομικές ανάγκες. Αυτό χρησιμοποιείται συχνά από διευθυντικά στελέχη και στελέχη που είναι υπεύθυνα για τον οικονομικό προγραμματισμό των οργανισμών τους. Οι διευθυντές συνήθως λαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις με τη βοήθεια καταστάσεων και διαγραμμάτων που παρέχονται από διευθυντικούς λογιστές ή οικονομικούς αναλυτές που ειδικεύονται στη συλλογή δεδομένων, έτσι ώστε οι διευθυντές να μπορούν να αποκτήσουν εικόνα για το κόστος των λειτουργιών και τα πρότυπα ανάπτυξης και ζημιών. Μερικές από τις καλύτερες συμβουλές για τον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη είναι να χρησιμοποιήσετε το οικονομικό ιστορικό ως οδηγό για το τι να περιμένετε, να επικοινωνήσετε στενά με τους επικεφαλής των τμημάτων και να βεβαιωθείτε ότι οι προϋπολογισμοί ταιριάζουν με τα έσοδα.
Οι περισσότεροι χρηματοοικονομικοί εμπειρογνώμονες πιστεύουν ότι ο προϋπολογισμός ενός οργανισμού είναι συχνά συνεπής από έτος σε έτος. Με άλλα λόγια, είναι ασυνήθιστο οι ανάγκες μιας επιχείρησης να αλλάζουν ξαφνικά από το ένα έτος στο άλλο. Έχοντας αυτό κατά νου, ένας διευθυντής που εκτελεί τον προϋπολογισμό και τις προβλέψεις μπορεί να αναλύσει προσεκτικά τις δημοσιονομικές ανάγκες των προηγούμενων ετών. Οι αλλαγές στους προϋπολογισμούς γενικά αργούν να αυξηθούν ή να μειωθούν. Ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός είναι συνήθως κοντά σε προϋπολογισμούς προηγούμενων ετών.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, διαφορετικά τμήματα έχουν τις δικές τους δημοσιονομικές ανάγκες. Προτού ένας διευθυντής ή στέλεχος μπορεί να δημιουργήσει έναν κύριο προϋπολογισμό για έναν ολόκληρο οργανισμό, θα πρέπει να επικοινωνήσει με τους επικεφαλής των τμημάτων σχετικά με τις δαπάνες που μπορούν να αναμένουν. Οι διευθυντές θα πρέπει να ορίζουν προθεσμίες προϋπολογισμού για κάθε τμήμα. Μια καλή ιδέα μπορεί να είναι να συναντηθείτε ξεχωριστά με κάθε επικεφαλής τμήματος για να συζητήσετε τις αλλαγές από πέρυσι και να αναζητήσετε τρόπους μείωσης του κόστους.
Οι ειδικοί συχνά προτρέπουν τους διευθυντές να είναι ρεαλιστές σχετικά με τους προϋπολογισμούς τους. Αυτό σημαίνει ότι οι διευθυντές πρέπει να είναι σίγουροι ότι οι προϋπολογισμοί τους ανταποκρίνονται στα έσοδά τους. Όταν οι προϋπολογισμοί τους υπερβαίνουν αυτό που είναι ρεαλιστικό, αυτό οφείλεται συχνά σε αναποτελεσματικά επιχειρηματικά σχέδια. Σε άλλες περιπτώσεις, οι διευθυντές μπορεί να βασίζουν τους προϋπολογισμούς στην υπερπαραγωγή ή το υπεραπόθεμα που υπερβαίνει κατά πολύ τη ζήτηση.
Καθώς ένας διευθυντής αναθεωρεί έναν προϋπολογισμό, μπορεί να διαπιστώσει ότι αλλάζουν και οι επιχειρηματικές στρατηγικές. Στην πραγματικότητα, είναι αρκετά σύνηθες για έναν μάνατζερ να αναθεωρεί επιχειρηματικά σχέδια σε όλη τη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού και πρόβλεψης. Ωστόσο, είναι γενικά το πιο επωφελές να υπάρχει ένα επιχειρηματικό σχέδιο πριν από την έναρξη ενός νέου οικονομικού έτους, καθώς αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι υπάρχει ένα σαφές σχέδιο για τις δαπάνες και την ανάπτυξη.
Μια άλλη καλή συμβουλή για τον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη είναι να βεβαιωθείτε ότι ο κύριος προϋπολογισμός είναι σωστός. Πολλοί ειδικοί πιστεύουν ότι οι διαχειριστές πρέπει να συνθέτουν περιλήψεις που να εξηγούν τις δημοσιονομικές ανάγκες και να παρέχουν διαφάνεια στα επιχειρηματικά σχέδια. Όταν ένας διευθυντής αισθάνεται ότι κάτι δεν πάει καλά με μια περίληψη ή ένα σχέδιο, θα πρέπει να δώσει μεγαλύτερη προσοχή στις λεπτομέρειες. Ένας διευθυντής που είναι εξοικειωμένος με τις λειτουργίες του οργανισμού του/της συχνά μπορεί να αντιληφθεί πότε ένα στοιχείο δεν έχει νόημα.