Το έντυπο W-4 είναι ένα έντυπο που δημοσιεύεται από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το έντυπο W-4 παρέχεται από τους εργοδότες στους νέους υπαλλήλους για να καθορίσουν πόσο ομοσπονδιακός και κρατικός φόρος εισοδήματος θα παρακρατηθεί από τον μισθό ενός εργαζομένου. Ένας υπάλληλος συμπληρώνει μια φόρμα W-4 με πληροφορίες για τον εαυτό του και τα εξαρτώμενα μέλη του και πρέπει να κάνει αλλαγές εάν αλλάξει η προσωπική του κατάσταση.
Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το σύστημα φορολογίας εισοδήματος είναι ένα σύστημα pay-as-you-go, που σημαίνει ότι κάθε εργαζόμενος και εργαζόμενος πρέπει να πληρώνει ένα μέρος του εισοδήματός του όπως το βγάζει. Για τους αυτοαπασχολούμενους, αυτό σημαίνει την αποστολή εκτιμώμενων τριμηνιαίων φόρων με βάση το ποσό του εισοδήματος που πραγματοποιούν. Για τους εργαζόμενους, οι εργοδότες τους φροντίζουν για τις απαιτούμενες πληρωμές παρακρατώντας ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό από κάθε μισθό.
Οι εργοδότες πρέπει να παρακρατήσουν ένα καθορισμένο χρηματικό ποσό για ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος, που αναφέρεται ως FICA. Οι εργοδότες πρέπει επίσης να παρακρατούν χρήματα από τον μισθό ενός εργαζομένου για να πληρώσουν τους κρατικούς φόρους των εργαζομένων. Τέλος, οι εργοδότες πρέπει να λάβουν χρήματα από τους εργαζόμενους για να πληρώσουν φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare για τον εργαζόμενο.
Το χρηματικό ποσό που πρέπει να πάρει ένας εργοδότης από τον μισθό του εργαζομένου εξαρτάται από τον μισθό του εργαζομένου και από τη φορολογική υποχρέωση του εργαζομένου. Άτομα που έχουν πολλά εξαρτώμενα άτομα ή αυτά που υποστηρίζουν δικαιούνται εκπτώσεις φόρου για κάθε εξαρτώμενο. Έτσι, ο εργοδότης πρέπει να λάβει αυτές τις πληροφορίες από τον εργαζόμενο για να καθορίσει πόσα χρήματα θα παρακρατήσει.
Το έντυπο W-4 δίνεται έτσι σε έναν εργαζόμενο, ώστε να μπορεί να το συμπληρώσει για να λάβει στον εργοδότη τις απαιτούμενες πληροφορίες που απαιτούνται για την παρακράτηση φόρων. Οι οδηγίες της φόρμας W-4 εξηγούν τι είναι εξαρτώμενο άτομο, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να υπολογίσουν τον αριθμό των εξαρτώμενων ατόμων που έχουν και να συμπληρώσουν τη φόρμα με τον κατάλληλο αριθμό. Υπάρχει επίσης ένα σημείο στη φόρμα όπου ένας υπάλληλος μπορεί να προσδιορίσει ότι υπόκειται σε εφεδρική παρακράτηση — πράγμα που σημαίνει ότι χρωστάει χρήματα στην IRS και περισσότερα πρέπει να αφαιρεθούν από την επιταγή του — ή όπου ένας υπάλληλος μπορεί να προσδιορίσει ότι απαλλάσσεται φόρου .
Ο νόμος απαιτεί από τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν ένα έντυπο W-4 με ειλικρίνεια. Ο υπάλληλος πρέπει επίσης να παράσχει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής του και άλλες ταυτοποιητικές πληροφορίες στο έντυπο W-4. Ένα αντίγραφο διατηρείται από τον εργοδότη και ένα άλλο αντίγραφο αποστέλλεται στην IRS. Στη συνέχεια, ο εργοδότης παρακρατεί τα κατάλληλα χρήματα όπως καθορίζονται από το έντυπο W-4 και τους πίνακες παρακράτησης της IRS και στέλνει το σωστό ποσό φόρων στην IRS.