Οι υπάλληλοι αλληλογραφίας ταξινομούν εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και παρέχουν εξυπηρέτηση πελατών για την Ταχυδρομική Υπηρεσία των ΗΠΑ (USPS) και για οποιονδήποτε αριθμό επιχειρήσεων, οργανισμών και ιδρυμάτων. Παρόλο που η εκπαίδευση στο κολέγιο δεν απαιτείται κανονικά για τη θέση ως αποτέλεσμα της κατάρτισης στην εργασία, θα πρέπει να έχετε τις κατάλληλες δεξιότητες για να κάνετε τη δουλειά. Εάν θέλετε να γίνετε υπάλληλος αλληλογραφίας για το USPS, θα πρέπει να περάσετε μια εξέταση που θα αποδεικνύει την ικανότητά σας να ελέγχετε διευθύνσεις και να κωδικοποιείτε διευθύνσεις και να απομνημονεύετε εύρη διευθύνσεων. Ορισμένες θέσεις θα απαιτούν μαθηματικές δεξιότητες, καθώς και δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών, δεξιότητες εισαγωγής δεδομένων και δεξιότητες τήρησης αρχείων.
Παρόλο που δεν θα χρειαστεί να πάτε στο κολέγιο για να γίνετε υπάλληλος αλληλογραφίας, πολλές εταιρείες θέλουν να έχετε απολυτήριο λυκείου και κάποια εμπειρία γραμματοσειράς. Αυτό δεν είναι απαίτηση, ωστόσο, και μπορεί να μπορείτε να πάρετε μια δουλειά υπαλλήλου αλληλογραφίας χωρίς να τελειώσετε το λύκειο όσο μπορείτε να κάνετε τη δουλειά. Εάν σκοπεύετε να γίνετε υπάλληλος αλληλογραφίας ως σκαλοπάτι για την εξέλιξη μέσα σε μια εταιρεία, μπορεί να θέλετε ένα πτυχίο κολλεγίου για τις ευκαιρίες εξέλιξης που θα προσφέρει.
Εάν θέλετε να γίνετε υπάλληλος αλληλογραφίας για το USPS, θα πρέπει να περάσετε την Ταχυδρομική Εξέταση 473. Η εξέταση περιλαμβάνει διάφορα μέρη και σας ελέγχει για τον έλεγχο της διεύθυνσης, τη συμπλήρωση των εντύπων, την κωδικοποίηση διευθύνσεων και τις απομνημονευμένες περιοχές διευθύνσεων. Το μεγαλύτερο μέρος της εξέτασης είναι μια ενότητα απογραφής που εξετάζει την εμπειρία και τα προσωπικά σας χαρακτηριστικά. Αφού περάσετε την Ταχυδρομική Εξέταση 473, μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για τις περισσότερες θέσεις εργασίας αρχικού επιπέδου στο USPS και δεν θα περιοριστείτε σε θέσεις υπαλλήλων ταχυδρομείου.
Ορισμένοι υπάλληλοι αλληλογραφίας εκτελούν επίσης άλλα καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένων απαντήσεων σε τηλέφωνα, εκτέλεση εισαγωγής δεδομένων και διατήρησης αρχείων της εταιρείας. Οι δεξιότητες υπολογιστών και εξυπηρέτησης πελατών είναι ένα μεγάλο όφελος για θέσεις που απαιτούν αυτές τις πρόσθετες εργασίες. Τα καθήκοντα που σχετίζονται με την οργάνωση αλληλογραφίας περιλαμβάνουν τα πάντα, από τη σφράγιση φακέλων και τη χρήση ανοιγμάτων επιστολών έως τη διαλογή αλληλογραφίας και τη διαβίβαση στον παραλήπτη. Η γνώση των χρονοδιαγραμμάτων αποστολής και η ικανότητα μέτρησης των τελών αποστολής για συγκεκριμένα είδη μπορεί επίσης να είναι επωφελής. Οι μαθηματικές δεξιότητες είναι επίσης πολύ χρήσιμες, είτε εργάζεστε σε εταιρεία είτε στο USPS.
Εάν προσληφθείτε, θα λάβετε εκπαίδευση κατά την εργασία και θα πρέπει να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις μηχανές γραφείου και πώς είναι δομημένα τα τμήματα της εταιρείας. Θα χρειαστείτε ένα μάτι για λεπτομέρειες για να μάθετε πώς να διανέμετε αλληλογραφία σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εάν καταλήξετε να εργάζεστε στον ταμείο ταχυδρομείου σε ένα ταχυδρομείο, θα πρέπει να μάθετε πώς λειτουργεί το σύστημα ολοκλήρωσης αγοράς, πώς να εκτυπώνετε ετικέτες και πώς να συσκευάζετε αντικείμενα σύμφωνα με τους ταχυδρομικούς κανόνες και κανονισμούς.