Ο αρχειοφύλακας είναι ένας επαγγελματίας πληροφοριών παρόμοιος με τους επιμελητές και τους βιβλιοθηκονόμους. Οι αρχειοθέτες εντοπίζουν, συλλέγουν, οργανώνουν, καταγράφουν, περιγράφουν, διατηρούν και εμφανίζουν υλικά που έχουν ιστορική αξία. Βασικά, το κύριο καθήκον ενός αρχειοθέτη είναι να παρουσιάσει αυθεντικά και σχετικά κομμάτια της ιστορίας με συνεκτικό τρόπο.
Οι αρχειοθέτες γνωρίζουν τη χρονική περίοδο ή/και το θέμα της συλλογής που αρχειοθετούν. Ερευνούν και προέρχονται από στοιχεία για να είναι σίγουροι ότι η ταυτοποίηση όλων των αρχειακών υλικών είναι σαφής. Ένας αρχειοθέτης επιλέγει στοιχεία που ταιριάζουν με τη συλλογή ενός οργανισμού. Οι αρχειοφύλακες πρέπει να τηρούν λεπτομερή αρχεία για τα άτομα, τους τόπους και τις ημερομηνίες που εμπλέκονται στα επιλεγμένα στοιχεία για αρχειοθέτηση. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να είναι χειρόγραφες σημειώσεις, φωτογραφίες, φιλμ ή πολλά άλλα πιθανά υλικά.
Οι περιγραφές των αντικειμένων που συλλέγουν μπορεί να τοποθετηθούν σε ιστότοπους της εταιρείας ή σε άλλους δημόσιους χώρους ή να χρησιμοποιηθούν σε μουσεία. Ένας αρχειοφύλακας γράφει συνήθως τις περισσότερες από αυτές τις περιγραφές. Πρέπει να καταγράψει και να τεκμηριώσει προσεκτικά όλες τις λεπτομέρειες κάθε αρχειοθετημένου στοιχείου σε μια συλλογή. Η διατήρηση είναι μια άλλη ευθύνη των αρχειοθετών. Είναι γνώστες των μεθόδων για τον τρόπο αποθήκευσης τόσο επίπεδων χαρτιών όσο και τρισδιάστατων υλικών.
Ο αρχειοφύλακας πρέπει να εμφανίζει τα συλλεγμένα αντικείμενα με λογικό, ενημερωτικό τρόπο. Ορισμένοι αρχειοφύλακες ισχυρίζονται ότι μια συλλογή από αρχειακά αντικείμενα πρέπει πάντα να λέει μια συνεκτική ιστορία για το θέμα της και τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Οι αρχειοφύλακες υποχρεούνται να φροντίζουν επαγγελματικά στην ηθική εργασίας και άσκησής τους, καθώς και να διαθέτουν γνώσεις επιλογής στην επιλογή προϊόντων αρχειακής ποιότητας. Οι αρχειοφύλακες ψάχνουν πάντα για να αρχειοθετήσουν χρήσιμα αντικείμενα και προσπαθούν να επιλέξουν προσεκτικά ιστορικά υλικά.
Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι αρχειοθετημένων συλλογών: κυκλοφορούντες και μη κυκλοφορούντες. Οι συλλογές που δεν κυκλοφορούν ενδέχεται να αρχειοθετηθούν σε μια συγκεκριμένη εταιρεία ή οργανισμό. Οι κυκλοφορούντες ιστορικές συλλογές εμφανίζονται στο κοινό, αλλά συνήθως διατηρούνται προσεκτικά, ώστε να μην μπορούν να αγγιστούν άμεσα. Οι αρχειοφύλακες δεν ξοδεύουν όλο το χρόνο εργασίας τους για την αρχειοθέτηση υλικού, αλλά συνήθως απαιτείται επίσης να παρακολουθούν τακτικά συναντήσεις και εκδηλώσεις του κλάδου. Ένας αρχειοφύλακας συχνά διαχειρίζεται ένα προσωπικό για να τον βοηθήσει να καταγράψει και να διατηρήσει ιστορικά έγγραφα.
Τα καθήκοντα του αρχειοθέτη μπορούν να συγκριθούν με αυτά των βιβλιοθηκονόμων στο ότι και οι δύο τύποι επαγγελματιών πληροφοριών μπορούν να συλλέγουν, να διατηρούν και να εμφανίζουν υλικό για οργανωμένη δημόσια ή ιδιωτική πρόσβαση. Τα επαγγελματικά καθήκοντα των αρχειοθετών και των επιμελητών είναι παρόμοια στο ότι και οι δύο τείνουν να λειτουργούν με πολλά διαφορετικά σχήματα, μεγέθη και κατηγορίες υλικών. Ωστόσο, οι αρχειοφύλακες περιγράφουν το υλικό πολύ διαφορετικά από τους βιβλιοθηκονόμους. Συνήθως λειτουργούν και με οπτικοακουστικές μορφές με τις οποίες οι επιμελητές συνήθως δεν λειτουργούν.