Ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να αναφέρεται σε μια θέση στη ρεσεψιόν του ξενοδοχείου. Συνήθως, αυτή η μορφή υπαλλήλου βοηθά τους ανθρώπους που κάνουν check in και εκτός ξενοδοχείων και μοτέλ και όταν έχουν ερωτήσεις σχετικά με τις εγκαταστάσεις ή την περιοχή. Σε πολύ μεγάλα ξενοδοχεία ή θέρετρα, η δουλειά αυτού του υπαλλήλου μπορεί να περιορίζεται σε ένα μέρος της διαδικασίας check-in/check-out, όπως το να παραδίδει κλειδιά σε έναν επισκέπτη ή να διασφαλίζει ότι οι αποσκευές μεταφέρονται σε ένα δωμάτιο. Συνήθως ο υπάλληλος γραφείου κάνει πολλά περισσότερα από αυτό.
Όταν οι άνθρωποι εισέρχονται για πρώτη φορά σε ξενοδοχείο ή μοτέλ, ο υπάλληλος γραφείου μπορεί να είναι το πρώτο άτομο με το οποίο συναλλάσσονται. Οι υπάλληλοι επαληθεύουν τις κρατήσεις ή επιβεβαιώνουν εάν υπάρχουν διαθέσιμα δωμάτια. Στη συνέχεια, μπορούν να παραδώσουν το άτομο στο ξενοδοχείο, να λάβουν πληρωμή, αν και αυτό μπορεί επίσης να συμβεί στο τέλος της διαμονής και να παράσχουν κλειδιά. Ενδεχομένως σε μικρότερα ξενοδοχεία/μοτέλ, να μεταφέρουν τσάντες στα δωμάτια. Όταν οι άνθρωποι κάνουν check out, οι υπάλληλοι μπορεί να βοηθήσουν και σε αυτή τη διαδικασία, να ανακτήσουν τα κλειδιά, να λάβουν πληρωμή και να απαντήσουν στις ερωτήσεις της τελευταίας στιγμής.
Ενώ εκτελούν αυτές τις εργασίες, ο υπάλληλος γραφείου μπορεί να απαντήσει σε μια σειρά ερωτήσεων από τον επισκέπτη που θα μπορούσε να περιλαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με τις πολιτικές του ξενοδοχείου σε διάφορα θέματα, όπως για τις ώρες της πισίνας. Θα μπορούσαν επίσης να χρησιμεύσουν ως ερασιτεχνικός ξεναγός στην περιοχή, μοιράζοντας πληροφορίες με τον επισκέπτη για πράγματα που πρέπει να κάνει σε τοπικό επίπεδο ή τυχόν προσφορές που μπορεί να έχει το ξενοδοχείο/μοτέλ με τοπικά σημεία ενδιαφέροντος. Για παράδειγμα, ξενοδοχεία/μοτέλ σε κοντινή απόσταση από λούνα παρκ, μεγάλους ζωολογικούς κήπους ή μουσεία μπορούν να πουλήσουν εισιτήρια σε αυτά σε μειωμένη τιμή. Και πάλι, σε μεγαλύτερα ξενοδοχεία, ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να μην έχει αυτές τις ευθύνες και θα μπορούσε να υπάρχει ένα γραφείο πληροφοριών που επισκέπτονται οι επισκέπτες.
Εκτός από την εξυπηρέτηση πελατών που φτάνουν στη ρεσεψιόν, ο υπάλληλος της ρεσεψιόν μπορεί να λαμβάνει τηλεφωνικές κλήσεις από πελάτες που διαμένουν στο ξενοδοχείο, οι οποίοι έχουν περισσότερες ερωτήσεις. Εναλλακτικά, θα μπορούσαν να λαμβάνουν κλήσεις από άτομα που ενδιαφέρονται να μείνουν στο ξενοδοχείο και να κάνουν κρατήσεις γι ‘αυτούς. Αυτή η τελευταία ευθύνη είναι μεταβλητή. Πολλά ξενοδοχεία διαθέτουν 800 αριθμούς που δεν συνδέονται απευθείας με το ξενοδοχείο και όλες οι κρατήσεις γίνονται σε απομακρυσμένη τοποθεσία.
Δεδομένου ότι οι υπάλληλοι γραφείου είναι το πρώτο, και συχνά τελευταίο, σημείο επαφής, ένα μεγάλο μέρος της φήμης ενός μοτέλ/ξενοδοχείου μπορεί να βασίζεται στην ικανότητα, τη φιλικότητα και την ευγένεια αυτών των υπαλλήλων. Άλλα πράγματα μετράνε επίσης, όπως η καθαριότητα και η εξυπηρέτηση του ξενοδοχείου. Ωστόσο, είναι πολύ σημαντικό για αυτούς τους υπαλλήλους να έχουν φιλικό τρόπο, να γνωρίζουν τη δουλειά τους και να παρέχουν εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών. Σε αυτό το εγχείρημα μπορεί να παρεμποδιστούν εάν το ξενοδοχείο δεν έχει τρόπους επίλυσης προβλημάτων που προκύπτουν.
Οι υπάλληλοι θα πρέπει επίσης να αναμένουν ότι θα εργάζονται πιθανώς σε διαφορετικές βάρδιες. Ειδικά στα μοτέλ, οι άνθρωποι μπορούν να φτάσουν οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας ή της νύχτας, θέλοντας να κάνουν check in. Σίγουρα, προκύπτουν προβλήματα όλο το εικοσιτετράωρο που θα μπορούσαν να απαιτήσουν τη συμβουλή ή τη βοήθεια ενός γραφείου. Ενώ η νυχτερινή υπάλληλος είναι συνήθως πιο αθόρυβη, ένας υπάλληλος πρέπει ακόμα να είναι διαθέσιμος.