Ένας υπάλληλος γραφείου ξενοδοχείου είναι συνήθως αυτός που εργάζεται στη ρεσεψιόν μιας εγκατάστασης όπως ένα πανδοχείο, ξενοδοχείο, μοτέλ ή θέρετρο. Ο υπάλληλος είναι κυρίως υπεύθυνος για τον έλεγχο των επισκεπτών εντός και εκτός της εγκατάστασης και την παροχή εξαιρετικής εξυπηρέτησης πελατών. Πολλές φορές, ο υπάλληλος γραφείου είναι ένας από τους λίγους ανθρώπους που οι επισκέπτες θα δουν σε ένα ξενοδοχείο, οπότε πρέπει να εκπροσωπούν καλά την επιχείρηση.
Κατά τον έλεγχο των επισκεπτών, ένας υπάλληλος του γραφείου του ξενοδοχείου θα πρέπει να συλλέξει πληροφορίες από τους επισκέπτες, όπως έναν αριθμό κράτησης, τα ονόματα και τους αριθμούς τηλεφώνου τους και πληροφορίες πληρωμής. Αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση ενός συρταριού μετρητών και την τήρηση αρχείων για αυτό. Επιπλέον, οι επισκέπτες θα πρέπει να λάβουν τα κλειδιά του δωματίου τους κατά το check-in, καθώς και τυχόν σχετικές πληροφορίες σχετικά με το ξενοδοχείο. Θα τους δοθούν πληροφορίες σχετικά με τις ώρες check-in και check-out, καθώς και τυχόν γεύματα ή εστιατόρια που περιλαμβάνονται στις εγκαταστάσεις.
Καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας, ένας υπάλληλος γραφείου του ξενοδοχείου θα χρειαστεί να απαντήσει στα τηλέφωνα για να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις και να κάνει νέες κρατήσεις. Οι επισκέπτες μπορούν επίσης να σταματήσουν στη ρεσεψιόν για να κάνουν ερωτήσεις, οπότε ο υπάλληλος γραφείου θα πρέπει να διατηρήσει τον χώρο εργασίας του καθαρό και τακτοποιημένο. Εάν το ξενοδοχείο προσφέρει επιπλέον υπηρεσίες, όπως σπα ή υπηρεσία δωματίου, οι επισκέπτες μπορούν να ζητήσουν τη βοήθεια του γραφείου για την οργάνωση αυτών. Επιπλέον, ένας υπάλληλος γραφείου πρέπει να είναι σε θέση να επιλύσει τυχόν προβλήματα που μπορεί να έχει ένας επισκέπτης κατά τη διαμονή του.
Οι υπάλληλοι του γραφείου του ξενοδοχείου θα πρέπει να έχουν εκτενή γνώση της περιοχής στην οποία βρίσκεται το ξενοδοχείο, εάν ο επισκέπτης κάνει μια ερώτηση σχετικά με τα τοπικά αξιοθέατα. Κατά το check out, ένας υπάλληλος του γραφείου του ξενοδοχείου θα πρέπει να εξοφλήσει τυχόν απλήρωτα υπόλοιπα στο δωμάτιό του, καθώς και να κάνει ερωτήσεις για να βεβαιωθεί ότι οι επισκέπτες είχαν μια ευχάριστη διαμονή. Επειδή αυτή η δουλειά απαιτεί συνεχή αλληλεπίδραση με ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών και άλλων μελών του προσωπικού του ξενοδοχείου, είναι σημαντικό ο υπάλληλος γραφείου να είναι ευγενικός, σεβαστός και ευγενικός.
Σε γενικές γραμμές, οι υπάλληλοι του γραφείου του ξενοδοχείου έχουν απολυτήριο λυκείου ή αντίστοιχο. Μπορεί να λειτουργούν με πλήρη ή μερική απασχόληση, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Όσοι είναι επιτυχημένοι υπάλληλοι γραφείου, που εκτελούν καλά τα καθήκοντά τους και φτάνουν πάντα στη δουλειά τους εγκαίρως, μπορεί να μπορούν να ανέβουν και να βρουν περισσότερες ευκαιρίες απασχόλησης σε εποπτικό ή διευθυντικό ρόλο εντός του ξενοδοχείου.