„Poza księgami” to termin często używany do opisywania płatności, które są oferowane, ale nie są rejestrowane w dokumentacji finansowej firmy. W większości krajów przepisy podatkowe zezwalają na tego rodzaju płatności w bardzo ograniczonym zakresie sytuacji, przy czym wiele z tych dopuszczalnych przypadków dotyczy krótkoterminowego świadczenia usług, które są poniżej określonej kwoty, a zatem nie podlegają potrąceniu . Sam termin kojarzy się czasem z próbą zapłaty gotówką za usługi, które zgodnie z prawem powinny być rejestrowane w księgach rachunkowych firmy oraz podlegać potrąceniu i sprawozdawczości podatkowej.
Jeśli chodzi o sytuacje, które prawnie zezwalają na płatności, które nie są księgowane, określone przepisy podatkowe przewidują pewne wyjątki od potrąceń, często klasyfikując płatności jako coś innego niż pensje. Na przykład praca dorywcza, która wiąże się z wynagrodzeniem poniżej określonej kwoty i nie dłużej niż przez określony czas, może nie podlegać potrąceniu i często zgodnie z prawem może być opłacana z rachunku drobnych środków pieniężnych, a nie rachunku płacowego. Napiwki, które są poniżej określonej kwoty każdego miesiąca, czasami nie muszą być zgłaszane jako dochód i są uważane za wyłączone z ksiąg.
Od czasu do czasu pracodawcy mogą oferować potencjalnym pracownikom możliwość pracy na własny rachunek, często zgadzając się zapłacić pracownikowi w gotówce. Chociaż na pierwszy rzut oka może się to wydawać atrakcyjne, zgoda na tego rodzaju ustalenia dotyczące płatności może prowadzić do wielu problemów. Ponieważ zarobki nie są zgłaszane jako dochód i nie podlegają opodatkowaniu, nie są one zaliczane do żadnego krajowego systemu emerytalnego lub systemu zabezpieczenia społecznego prowadzonego przez rząd federalny. Prawdopodobnie będzie to miało negatywny wpływ na wysokość świadczeń otrzymywanych w latach emerytalnych.
Wypłata z ksiąg oznacza również, że pracownik nie korzysta z żadnych korzyści oferowanych innym pracownikom, którzy otrzymują wynagrodzenie w księgach. Uczestnictwo w programie ubezpieczenia grupowego nie jest możliwe. Dni urlopowe i osobiste nie są naliczane, a otrzymywanie zasiłku po śmierci bliskiej osoby jest bardzo mało prawdopodobne. Jeżeli pracownik dozna obrażeń w trakcie pracy, jakiekolwiek ubezpieczenie pracownicze dostępne dla innych pracowników nie zostanie przedłużone.
Być może największe niebezpieczeństwo spłaty księgi pojawia się, gdy organy podatkowe dowiadują się o nielegalnej działalności. Nawet jeśli pracodawca nie potrąca podatków, pracownik pozostaje odpowiedzialny za śledzenie i zgłaszanie wszystkich dochodów odpowiednim agencjom podatkowym. Zaniechanie tego może skutkować nałożeniem grzywien i kar na należne podatki, zajęciem majątku w celu uregulowania długu podatkowego, a nawet karą więzienia. Z tego powodu zgoda na pracę nad książkami przez dłuższy czas rzadko jest mądrym posunięciem i może później prowadzić do wielu trudności.
Należy zauważyć, że praca na księgach nie jest tym samym, co praca jako niezależny wykonawca. Niezależny wykonawca nie jest klasyfikowany jako pracownik, ale jako dostawca określonych usług. Firmy rutynowo zgłaszają płatności niezależnym wykonawcom agencjom podatkowym, a ci wykonawcy są odpowiedzialni za obliczanie i płacenie podatków od wszelkich płatności otrzymanych w ramach tego rodzaju porozumienia.