Zarządca danych jest zatrudniony przez firmę, aby zapewnić zarządzanie danymi i ich rzecznictwo. Służą jako łącznik między działami informatyki, marketingu, sprzedaży i księgowości. Oprócz koordynowania wykorzystania danych, administratorzy danych zarządzają również programistami, administratorami baz danych i specjalistami ds. bezpieczeństwa sieci. Każda firma gromadzi dużą ilość danych, które muszą być dystrybuowane, analizowane i chronione. Administratorzy danych zapewniają, że każda informacja gromadzona przez firmę jest wykorzystywana efektywnie i wydajnie.
Zbieranie danych jest nadzorowane przez administratora danych. Współpracują z twórcami oprogramowania i administratorami stron internetowych, aby zapewnić, że wszystkie potrzebne informacje są gromadzone w sposób jednolity i są łatwo dostępne dla innych działów. W praktyce oznacza to współpracę z administratorami baz danych w celu zbudowania dostępnego dla użytkownika końcowego systemu metod przechowywania i raportowania. Administratorzy danych wyznaczają również standardy modeli danych i słowników danych w firmie.
Oprócz zbierania danych inną funkcją administratora danych jest ekstrapolacja wniosków z zebranych faktów i statystyk. Wnioski te są następnie przedstawiane kierownictwu firmy wraz z planami i zaleceniami stewarda. Na przykład dane o ruchu w witrynie i wzorce aktywności zebrane przez administratora witryny mogą być przedstawiane innym działom wraz z administratorem danych wyjaśniającym trendy i plany ulepszeń.
Integralność danych jest również obowiązkiem administratora danych. Współpracując z administratorami systemów nadzorują przepływ danych z jednego systemu do drugiego podczas aktualizacji sprzętu i oprogramowania. Stewardzi koordynują również i nadzorują testowanie i rozwiązywanie problemów z systemami danych przed ich udostępnieniem użytkownikom.
Standardami tworzenia kopii zapasowych, duplikacji i bezpiecznego przechowywania danych mogą zarządzać administratorzy danych. Współpracują również ze specjalistami ds. bezpieczeństwa sieci, aby chronić zebrane informacje przed potencjalnymi złośliwymi ingerencjami z zewnątrz. Inną rolą, jaką pełnią administratorzy danych pełniący funkcję opiekunów danych, jest audyt gromadzenia danych i wykorzystania danych wewnętrznych. Stewardzi konsultują się również z administratorami baz danych, aby osiągnąć optymalną wydajność wszystkich systemów bazodanowych. Strony internetowe, wewnętrzne oprogramowanie i firmowa poczta e-mail są obsługiwane przez bazy danych.
Osoba fizyczna może zostać stewardem danych po rozpoczęciu pracy w dziedzinie technologii informatycznych jako administrator baz danych, programista lub specjalista ds. systemów sieciowych. Do uzyskania pracy może być konieczne znaczne doświadczenie w danej dziedzinie lub w firmie. Zwykle wymagany jest również dyplom ukończenia studiów wyższych w odpowiedniej dziedzinie. Jako administrator danych ważne są umiejętności organizacyjne i umiejętność rozwiązywania problemów. Umiejętności przywódcze i wystąpienia publiczne również odgrywają kluczową rolę, ponieważ opiekunowie danych zarządzają innymi i prezentują zebrane informacje.