Administrator informacji o stanie zdrowia ma cztery główne obszary odpowiedzialności: tworzenie procedur wprowadzania danych, zarządzanie integralnością danych, bezpieczeństwo systemu i analizę danych. Administrator informacji zdrowotnych lub menedżer informacji zdrowotnych jest przeszkolony w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej pacjentów. Administratorzy informacji zdrowotnych są zatrudnieni w szpitalach, zakładach opieki zdrowotnej i firmach ubezpieczeniowych. W standardowym dziale informacji o stanie zdrowia lub w dziale danych o stanie zdrowia administrator informacji o stanie zdrowia ma kilku techników zajmujących się informacjami o stanie zdrowia, którzy są odpowiedzialni za wprowadzanie danych i przeprowadzanie rutynowych analiz.
Informacje przechowywane przez administratora informacji o stanie zdrowia są wykorzystywane do analizowania kosztów i podejmowania decyzji dotyczących trendów zdrowotnych, personelu i zakupu sprzętu. Informacje muszą być dokładne, wiarygodne i bezpieczne ze względu na poufność pacjenta. Na rynku dostępnych jest wiele systemów informacji zdrowotnych. Często zdarza się, że administrator informacji o stanie zdrowia ściśle współpracuje z personelem wsparcia systemów w celu tworzenia nowych raportów i ulepszania funkcjonalności w celu zaspokojenia unikalnych potrzeb.
Procedury wprowadzania danych to zasady i kroki stosowane przez techników zajmujących się informacjami zdrowotnymi podczas wprowadzania informacji do systemu informacji zdrowotnej. Procedury te są stosowane w celu zmniejszenia ryzyka błędu wprowadzania danych, zapewnienia spójnego stosowania określonych kodów w celu dopasowania rzeczywistych informacji oraz zapewnienia podstawy dla wszystkich przyszłych raportów. Utworzenie i utrzymanie tych reguł określa ogólną jakość danych i ma bezpośredni wpływ na użyteczność informacji.
Integralność danych to ważna funkcja zarządzana za pomocą kombinacji procesów biznesowych i reguł systemowych. Reguły procesu biznesowego określają, jakie informacje są rejestrowane iw jaki sposób. Dokumentacja źródłowa do wprowadzania danych musi być zdefiniowana i konsekwentnie wykorzystywana przez wszystkich techników zajmujących się informacją zdrowotną. Systemy komputerowe można zaprogramować tak, aby wszystkie wprowadzane dane spełniały określone zasady dotyczące liczby znaków, grupowania liczb lub sprawdzania, czy wprowadzane dane są zduplikowane. Połączenie tych funkcji zapewni pewien stopień kontroli nad jakością danych wprowadzanych do systemu.
Dokumentacja zdrowotna zawiera dane osobowe pacjenta, takie jak wiek, płeć, dokładne wykonane procedury, zlecone badania, nazwisko i specjalność lekarza oraz leki na receptę. Wszystkie te informacje są ściśle poufne. Poziom bezpieczeństwa otaczającego system informacji medycznej jest krytyczny. Podczas gdy fizyczne bezpieczeństwo jest zwykle obowiązkiem personelu informatycznego, administrator jest odpowiedzialny za kontrolowanie zarówno osób, które mają dostęp, jak i dokładnie, jakie funkcje mogą wykonywać. Wiele systemów informacji o zdrowiu posiada ścieżki audytu umożliwiające śledzenie nazwiska członka personelu, który uzyskał dostęp do dokumentacji każdego pacjenta i kiedy.
Ostatnim obowiązkiem administratora informacji o stanie zdrowia jest analiza raportów systemowych. Są oni odpowiedzialni za dostarczanie kierownictwu wyższego szczebla dokładnych i wyczerpujących raportów dotyczących kosztów, aktywności, danych demograficznych pacjentów oraz innych potrzebnych informacji. Jest to kluczowa funkcja dla skutecznego podejmowania decyzji zarówno w szpitalu, jak i firmie ubezpieczeniowej.