Bibliotekarz danych przechowuje dane dla dowolnego typu biblioteki, od małej biblioteki publicznej po archiwum firmowe lub rządowe. Biblioteki danych pracują z wieloma formatami mediów, w tym twardym tekstem i dźwiękiem analogowym, a także wieloma formatami mediów cyfrowych. Specjaliści ci zazwyczaj wspierają element danych w bibliotece, udzielając ogólnych wskazówek dotyczących lokalizacji i przetwarzania określonych formatów danych. Postrzegani są jako strażnicy i przetargi na zaawansowane technologie, które wkraczają do coraz większej liczby przestrzeni bibliotecznych.
Oprócz praktycznej archiwizacji pracy i obsługi różnych rodzajów nośników, bibliotekarz danych może również szkolić innych w zakresie najlepszych sposobów korzystania z nośników i sprzętu. Specjaliści ci mogą pomóc odwiedzającym lub innym pracownikom dowiedzieć się, jak najlepiej przeszukiwać archiwum w określonym formacie multimedialnym. Bibliotekarz danych może nawet odpowiadać na pytania przez e-mail lub korespondencję, na przykład w przypadku, gdy zdalni użytkownicy mają nierozwiązane problemy z formatami danych lub gdy kierownictwo firmy lub organizacji chce zaplanować przyszłą archiwizację.
Część roli bibliotekarza danych może również obejmować wkład w pozyskiwanie materiałów bibliotecznych. Ten profesjonalista może pomóc decydentom zastanowić się, które typy nośników najlepiej pozyskiwać i jak przechowywać każdy z nich. Mogą również pomóc w katalogowaniu lub klasyfikowaniu wszystkiego, co wchodzi w skład biblioteki. Mając świadomość, jak klasyfikowane są nowe media, bibliotekarz danych pomaga bibliotece lub archiwum wkroczyć w erę współczesną, aktualizując istniejące rekordy i ich systemy klasyfikacji. Może to obejmować współpracę z innymi specjalistami ds. technologii, takimi jak eksperci ds. bezpieczeństwa sieci, aby upewnić się, że istniejące archiwum jest bezpieczne i chronione przed cyberprzestępczością.
Rola bibliotekarza danych często kojarzona jest bardziej z nowymi formatami mediów niż z tradycyjnymi. Praca bibliotekarza danych może bardziej koncentrować się na potrzebach związanych z konserwacją przedmiotów cyfrowych na wysokim poziomie, podczas gdy tradycyjny bibliotekarz może być odpowiedzialny za prowadzenie fizycznych ksiąg. Ponieważ coraz więcej bibliotek i archiwów przechodzi na ewidencję cyfrową, bibliotekarze danych muszą wypełniać wszystkie liczne obowiązki związane z pozyskiwaniem, sortowaniem i obsługą tych bardziej złożonych nośników. Opis pracy jednego z tych ekspertów bibliotecznych różni się w zależności od tego, co jest przechowywane w bibliotece lub archiwum, jak jest finansowane to biuro i gdzie biblioteka będzie modernizowana w XXI wieku.