Operator kserokopiarki jest zazwyczaj odpowiedzialny za produkcję pełnego zakresu kserowanych materiałów w biurze lub firmie. Ta rola zawodowa jest czasami określana jako wsparcie biurowe lub stanowisko urzędnicze. Może być również częścią większej roli lub działu administracyjnego w zależności od wielkości firmy i ilości potrzebnego kopiowania. Alternatywnie ta rola zawodowa zostaje włączona do roli sekretarki, recepcjonistki lub innego rodzaju pracownika biurowego.
Chociaż może się to wydawać proste, praca operatora kopii może być znacznie skomplikowana w dużej firmie; w rzeczywistości może to być prawie jak prowadzenie małej drukarni. Ta osoba będzie generalnie odpowiedzialna za tworzenie kopii czarno-białych i kolorowych w różnych rozmiarach. Wymaga to znajomości wszystkich specyficznych, unikalnych kalibracji i struktur poleceń dla fizycznej kopiarki. Poza tym, że jest bardzo dużym urządzeniem, przeciętna kserokopiarka ma wiele różnych funkcji i złożone panele poleceń, które mogą wymagać pewnych badań, aby działać poprawnie. Osoba na tym stanowisku może nawet oczekiwać, że opanuje kilka różnych takich maszyn, a także zajmie się ich podstawową konserwacją.
W wielu przypadkach praca kserokopiarki jest połączona z kilkoma innymi podobnymi obowiązkami. Powszechną rolą związaną z kopiowaniem jest rola „operatora kopiowania i poczty”. W tym przypadku praca kserokopiarki jest połączona z ogólną pracą w kancelarii, gdzie dana osoba może być odpowiedzialna za tworzenie kopii dokumentów, wraz z sortowaniem lub w inny sposób zajmowaniem się przychodzącą lub wychodzącą pocztą. Inną połączoną pracą jest praca „operatora kopiarki/skanera”, który jest odpowiedzialny za kopiowanie, a także skanowanie dokumentów do użytku cyfrowego.
Innym powszechnym aspektem pracy niektórych operatorów kopiowania jest pozyskiwanie fizycznego papieru używanego do kopiowania. Jedno z tych zadań może zostać przypisane wraz z obowiązkami zakupowymi, w których profesjonalista będzie również badał możliwości pozyskiwania produktów papierowych, tuszu/tonera i materiałów wiążących. Osoba ta może być również odpowiedzialna za zamawianie części do kopiarki lub innych urządzeń w razie potrzeby.
Praca dla operatorów kopiowania może być w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Niektóre z tych ról zawodowych są opisane jako „pływające”, w których dana osoba będzie pracować między różnymi działami. Wiele z tych stanowisk pracy jest zoptymalizowanych, aby zapewnić firmie największą wartość przy jak najniższych kosztach. Oznacza to, że istnieje wiele różnych ról i sytuacji zawodowych dostępnych dla osób, które chcą pracować jako operatorzy kopiowania.