Ogólna baza danych to zbiór informacji ułożonych w formie tabeli, zawierający informacje o konkretnym aspekcie systemu lub organizacji. Na przykład jedną wspólną funkcją, jaką może pełnić baza danych, jest baza danych rekordów pracowników, która zawiera imię i nazwisko, datę urodzenia i inne istotne informacje o osobach pracujących dla firmy. Baza danych materiałów to specyficzny typ bazy danych służący do przechowywania informacji dotyczących rozwoju, projektowania, wyników eksperymentalnych i norm stosowanych w materiałach przemysłowych.
Na przykład baza danych materiałów dla firmy dostarczającej chemikalia może zawierać informacje o najnowszym rozwoju produktów firmy, formułach, które już wypróbowano i przetestowano, oraz ogólnych normach i zestawach reguł dotyczących projektowania nowych związków chemicznych. Umieszczenie wszystkich tych informacji w bazie danych pozwala wszystkim w organizacji dzielić wspólną perspektywę, wymuszając spójność standardów w całej organizacji.
Ponadto częste aktualizacje bazy danych materiałów zapewniają niemal natychmiastową informację zwrotną w różnych działach firmy. Bez bazy danych materiałów roboczych, jeśli oddział X zakończy pracę nad konkretnym projektem, oddział Y dowie się o tym dopiero znacznie później. Dysponując bazą danych materiałów roboczych, dział Y będzie miał te informacje w momencie, gdy uzyska dostęp i sprawdzi najnowsze zapisy wyników eksperymentalnych w systemie. Usprawnia to komunikację w całej firmie, zmniejszając nadmiarowość podczas testowania i eliminując marnotrawstwo podczas cyklu rozwoju.
Wcześniej baza danych materiałów mogła być przechowywana w sieci wewnętrznej firmy i ograniczona do niej. Zmniejszyło to skuteczność baz danych w organizacjach z wieloma siedzibami na całym świecie, ponieważ każda pojedyncza lokalizacja do prowadzenia badań działałaby niezależnie od pozostałych. Wraz z pojawieniem się Internetu jako możliwego miejsca przechowywania poufnych informacji, nowoczesne bazy danych materiałów mogą być przechowywane lub dostępne online. Łączy to wszystkie różne lokalizacje organizacji, pomagając w dalszym obniżaniu kosztów.
Dostęp do informacji w bazie danych materiałów uzyskuje się za pośrednictwem standardowego języka zapytań strukturalnych (SQL). SQL to język programowania używany do wyodrębniania określonych informacji z bazy danych na podstawie kryteriów użytkownika. Na przykład, korzystając z SQL, użytkownik bazy danych materiałów może łatwo zażądać wyników wszystkich testów „Projektu X” w dowolnym zakresie dat. Te informacje są wyświetlane na ekranie w formie tabeli, zawierającej wszystkie rekordy w bazie danych, które spełniają żądane kryteria.