Błąd w transkrypcji to pomyłka popełniona podczas wprowadzania danych z jednej formy rejestrowanej dokumentacji do drugiej, zwykle z komputerowego dokumentu tekstowego lub elektronicznego systemu ewidencji. Niektóre firmy, takie jak biura medyczne i prawne, regularnie wymagają przepisania odręcznych notatek, taśm dźwiękowych i innych nieformalnych dokumentów na formalną wersję elektroniczną. Istnieje wiele powodów, dla których może wystąpić błąd transkrypcji, z których najczęstszym jest prosty błąd ludzki, chociaż użycie oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) również może prowadzić do błędów. Niektóre środki zapobiegawcze, które można zastosować w celu zmniejszenia możliwości wystąpienia błędu w transkrypcji, obejmują podwójne wprowadzanie danych tego samego materiału źródłowego oraz zautomatyzowane oprogramowanie sprawdzające składnię i kontekst zdań.
Naprawdę nie ma branży, w której od czasu do czasu nie wystąpiłby błąd w transkrypcji. Czynność przepisywania informacji — i ilości do przepisania — zwykle wymaga, aby pracownicy wprowadzający dane utrzymywali szybkie tempo, co może ostatecznie doprowadzić do błędu. Błędy w transkrypcji spowodowane przez człowieka mogą wynikać z tego, że osoba nie patrzy na ekran komputera podczas pisania, niemożność dokładnego odczytania lub usłyszenia materiału źródłowego lub po prostu z powodu fizycznego poślizgu lub nieprawidłowego ułożenia palców. W niektórych sytuacjach istnieje akceptowalny poziom błędów dla pracowników wprowadzania danych; w innych sytuacjach, takich jak te spotykane w medycynie, nawet drobny błąd w transkrypcji może spowodować katastrofalne skutki.
Jedna z form transkrypcji obejmuje oprogramowanie OCR. To oprogramowanie pobierze zeskanowany obraz dokumentu i spróbuje wyizolować i przetłumaczyć poszczególne litery i słowa na stronie, przekształcając je w cyfrowy dokument tekstowy. Błąd transkrypcji może wystąpić, jeśli oprogramowanie nie jest w stanie określić, czym tak naprawdę jest konkretna litera. Może to być wynikiem nieczytelnego pisma ręcznego, słabo skopiowanego dokumentu, który jest poplamiony, brudu na skanerze lub zmarszczek i innych niedoskonałości papieru. Jedynym rozwiązaniem i jedynym sposobem na wyłapanie błędów, które się w ten sposób zdarzają, jest poproszenie osoby o sprawdzenie powstałego dokumentu.
Możliwość popełnienia błędu w transkrypcji wzrasta, gdy kontekst materiału źródłowego jest nieznany pracownikowi wprowadzania danych. Nieznajomość terminów technicznych lub użycie długich, mylących kodów może spowodować, że pracownik wprowadzający dane poczyni błędne założenia dotyczące intencji materiału źródłowego, powodując błędy ortograficzne, błędy lub nieprawidłową strukturę gramatyczną. Może to często mieć miejsce podczas transkrypcji materiałów prawniczych, dlatego osoby, które regularnie przepisują dokumenty prawne, mogą być zobowiązane do posiadania pewnego doświadczenia w dziedzinie prawa.