Słowo „dochód” ogólnie odnosi się do pieniędzy, które trafiają do firmy ze źródła zewnętrznego, ale dochód wewnętrzny jest inny. Przy tej wersji dochodu pieniądze nie są pozyskiwane, ale przekazywane z jednej części przedsiębiorstwa do drugiej. Zwykle ma to postać jednej sekcji rozliczającej drugą, a druga sekcja przenosi część swojego salda pieniężnego do pierwszej sekcji, aby pokryć rachunek. W przeciwieństwie do zwykłego dochodu, który jest rejestrowany jako dodatkowe pieniądze wpływające do firmy, dochód wewnętrzny nie zmienia ogólnego salda firmy. Głównym zastosowaniem tego jest to, że jedna sekcja może wystawiać rachunek innej za wydatkowanie zasobów, a ta sekcja może wykorzystać pieniądze na zaopatrzenie lub inne potrzeby.
Przy dochodach wewnętrznych nie można pozyskać pieniędzy; jest po prostu przemieszczany. To sprawia, że termin ten jest częściowo mylący, ponieważ dochód zwykle oznacza, że do firmy trafia więcej pieniędzy, a nie te same pieniądze, które po prostu poruszają się w firmie. Sekcje, między którymi są przekazywane pieniądze, to na ogół działy lub inne placówki istniejące w firmie, takie jak dział odzieży męskiej i dział odzieży damskiej w tym samym sklepie lub różne sklepy detaliczne w ramach tej samej sieci.
Chociaż istnieje kilka sposobów przetwarzania dochodu wewnętrznego, zazwyczaj odbywa się to jako jedna sekcja rozliczająca inną. Ten rachunek często dotyczy wydatkowania zasobów, takich jak pracownicy, zapasy i czas. Na przykład, jeśli dział odzieży damskiej potrzebuje kogoś z odzieży męskiej do pomocy przy tworzeniu wystawy, odzież męska może pobierać opłaty za tę usługę, przynajmniej częściowo, aby pokryć wynagrodzenie pracownika. Podobnie jak w przypadku zwykłej faktury, departament kobiet będzie musiał zapłacić rachunek z własnych środków.
Sekcja zajmująca się rozliczeniami zarabia w tym scenariuszu, ale sama firma nie; oznacza to, że dochód wewnętrzny jest księgowany w inny sposób. Na przykład, jeśli firma ma 1,000 dolarów amerykańskich (USD) i jest podzielona na dwie sekcje, nie ma znaczenia, ile i jak często jedna sekcja rozlicza drugą; firma nadal będzie miała 1,000 USD. Ten wzrost pieniędzy jest rejestrowany w dzienniku działu rozliczeń, podczas gdy dziennik firmy zapisuje go jako przelew.
Jest to powszechnie stosowane, gdy sekcja rozliczeniowa musi wykorzystać pieniądze lub zasoby, aby pomóc innej sekcji. Aby zrekompensować stratę, sekcja rozliczeniowa żąda pieniędzy od sekcji rozliczanej. Dochód wewnętrzny można wykorzystać jak zwykłe pieniądze, więc sekcja może je wykorzystać na zdobycie większej liczby produktów, lepszych materiałów marketingowych i wielu innych rzeczy.