W przygotowaniu sprawozdania finansowego istnieją dwa rodzaje rachunków zysków i strat: jednoetapowe i wieloetapowe. Celem rachunku zysków i strat jest obliczenie dochodu netto firmy; ogólnie rzecz biorąc, dochód netto będzie taki sam bez względu na rodzaj używanego rachunku zysków i strat. Wieloetapowy rachunek zysków i strat oddziela przychody, koszty, zyski i straty, aby pomóc firmie lepiej zrozumieć, gdzie generuje dochód, a gdzie ponosi straty. Korzyści płynące ze stosowania wieloetapowego rachunku zysków i strat to łatwość, z jaką przypadkowy widz może rozszyfrować przychody i wydatki oraz ogólny fakt, że inwestorzy mogą szybko przeprowadzić analizę wskaźników.
Wieloetapowy rachunek zysków i strat zaczyna się od sprzedaży, a następnie odejmuje koszt sprzedanych towarów. Koszt sprzedanych towarów to koszty bezpośrednie związane z zapasami. Ponadto zwykle oblicza się go, dodając początkowe zapasy i zakupy, a następnie odejmując końcowe zapasy. Odjęcie kosztu sprzedanych towarów od sprzedaży daje zysk brutto firmy.
Kolejnym krokiem wieloetapowego rachunku zysków i strat jest sekcja kosztów operacyjnych. W tej sekcji znajdują się wszelkie wydatki związane z działalnością firmy – są to głównie koszty sprzedaży i administracji. Odejmując zysk brutto od całkowitych kosztów operacyjnych, księgowy może obliczyć dochód operacyjny firmy.
Generalnie ostatnią sekcją wieloetapowego rachunku zysków i strat jest sekcja nieoperacyjna. Składa się z przychodów i wydatków niezwiązanych z prowadzeniem działalności. Wydatki te obejmują między innymi odsetki oraz zyski i straty ze sprzedaży sprzętu. Dochód operacyjny minus dochód nieoperacyjny równa się dochodowi netto firmy za dany okres.
Natomiast jednostopniowy rachunek zysków i strat składa się z dwóch części: przychodów i kosztów. Sekcja przychodów rachunku zysków i strat sumuje wszystkie przychody i zyski za dany okres. Sekcja wydatków w rachunku zysków i strat sumuje wszystkie wydatki z roku. Księgowi odejmują wydatki od przychodów, aby obliczyć dochód netto za dany okres.
Istnieją dwie główne korzyści z używania wieloetapowego rachunku zysków i strat w przeciwieństwie do jednoetapowego rachunku zysków i strat: zróżnicowanie na podstawie tego, gdzie firma wygenerowała przychody, oraz łatwiejsza analiza wskaźników. Wieloetapowe zestawienie pozwala zwykłemu widzowi ocenić, skąd pochodzą przychody i wydatki w danym okresie. Na przykład, jeśli firma ma wysoki dochód netto z powodu wygrania procesu sądowego za dany okres, w wieloetapowym rachunku zysków i strat, kwota ta nie zostanie uwzględniona w sekcji przychodów operacyjnych firmy. Ponieważ pozew nie znajduje się w sekcji przychodów operacyjnych, przypadkowy widz może lepiej ocenić, jak skuteczne są rzeczywiste operacje w firmie; w przeciwieństwie do tego w przypadku jednoetapowego rachunku zysków i strat, gdzie pozew jest pogrupowany razem ze wszystkimi przychodami za dany okres. Drugą korzyścią jest rozbicie rachunków na operacyjne, nieoperacyjne, zyski i straty, dzięki czemu inwestorzy mogą szybciej i wydajniej przeprowadzić analizę wskaźników, ponieważ liczby są już podzielone na kategorie.