Folder wirtualny to narzędzie używane do przechowywania i organizacji danych za pośrednictwem systemu operacyjnego (OS), które umożliwia łatwiejszy dostęp do wielu dysków lub systemów. Użytkownicy komputerów mogą tworzyć ten typ folderu za pomocą systemu operacyjnego lub innego narzędzia, a następnie wypełniać go różnymi plikami i fragmentami danych. Żadna z tych informacji nie istnieje jednak w folderze wirtualnym, ale zamiast tego znajduje się w rzeczywistym folderze lub katalogu na dysku twardym lub innym urządzeniu do przechowywania danych. Ten folder służy po prostu do organizowania plików, aby można było uzyskać do nich szybki i łatwy dostęp z jednego miejsca, zamiast szukać każdego z osobna.
Użycie folderu wirtualnego umożliwia użytkownikowi komputera utworzenie katalogu lub lokalizacji, w której można uzyskać dostęp do wielu plików, nawet jeśli znajdują się one w innych lokalizacjach. Na przykład ktoś może korzystać z komputera, który zawiera dwa dyski twarde i jest podłączony do sieci z plikami w innych systemach. Zwykle ten użytkownik musiałby poruszać się po wielu folderach i dyskach, aby znaleźć dane zawarte w każdej z tych lokalizacji. Jeśli te informacje są ważne i często używane, dostęp do wszystkich tych plików może wymagać dużo czasu i zmniejszyć produktywność.
Wirtualny folder łagodzi wiele z tych kłopotów i umożliwia znacznie łatwiejszy dostęp do informacji. Ten „folder” jest zwykle tworzony jako zapytanie wyszukiwania, które jest zapisywane i przechowywane jako plik, z którego system operacyjny komputera może później korzystać. Na przykład użytkownik komputera może wyszukać każdy plik, który został oznaczony etykietą „work_project_listopad”. To wyszukiwanie powróci z każdym z plików, które zostały odpowiednio oznaczone.
Gdy ten użytkownik komputera uzyska następnie dostęp do folderu wirtualnego dla poprzedniego wyszukiwania, system szybko wyświetli wszystkie znalezione wcześniej wyniki. System operacyjny może być zaprojektowany z interfejsem użytkownika (UI), który sprawia, że wyniki wyszukiwania działają jako folder, wyświetlając pliki i dane dla użytkownika. Jest to zasadniczo folder wirtualny, który nie zawiera prawdziwych danych, ale służy jako dostęp do informacji.
Jeśli użytkownik komputera miał pliki na wielu dyskach i urządzeniach, które są odpowiednio oznakowane, system operacyjny może je znaleźć i uzyskać do nich dostęp w folderze wirtualnym. Korzystając z tego jednego folderu plików, użytkownik może szybko uzyskać dostęp do wszystkich tych danych. Nowe informacje można zwykle łatwo dodać, a nieprawidłowe pliki można usunąć lub inaczej oznaczyć, aby uzyskać do nich dostęp w przyszłości. Wszystkie dane pozostają w oryginalnej lokalizacji, a wirtualny folder działa po prostu jako zorganizowana metoda ich znajdowania.