Prowadzenie firmy jest znacznie bardziej skomplikowane niż kiedyś, pod wieloma znaczącymi względami. Wymagania dotyczące czasu i wysiłku kierownictwa firmy są wyższe niż kiedykolwiek wcześniej, ale potrzeby pracowników również są wyższe.
Dostępna jest nowoczesna technologia, aby sprostać tym nowym potrzebom. Jedną z głównych form tej pomocy technologicznej jest System Zarządzania Zasobami Ludzkimi, czyli HRMS. Ta poręczna aplikacja pomaga zmęczonemu pracodawcy zająć się wieloma funkcjami zasobów ludzkich przy użyciu tylko jednego poręcznego narzędzia. Zamiast śledzić frekwencję pracowników w jednym programie bazy danych i oceny wydajności pracowników w innym programie do przetwarzania tekstu, pracodawca może wykorzystać HRMS do skonsolidowania wszystkich tych danych w jednym wygodnym systemie profili pracowników.
Za pomocą HRMS pracodawca może konfigurować systemy płac i świadczeń, tworzyć systemy szkoleniowe i zarządzać nimi, a nawet śledzić oceny wyników. Aplikacje obsługują gamę od prostych urządzeń do śledzenia czasu i obecności po całe zestawy systemów śledzenia i danych. Niektóre z tych aplikacji można dostosowywać, co pozwala pracodawcom śledzić takie dane, jak osobiste historie pracowników, umiejętności i preferencje w miejscu pracy. Ten rodzaj elektronicznego śledzenia danych znacznie ułatwia zarządzanie potrzebami pracowników i umożliwia pracodawcom skupienie się na innych potrzebach. W niektórych przypadkach korzystanie z HRMS może oznaczać jednego pracownika mniej, którego pracodawca musi zatrudnić.
Nawet jeśli pracodawca ma dyrektora ds. zasobów ludzkich, HRMS może usprawnić proces śledzenia płac pracowników, świadczeń i danych przeglądowych. Przynajmniej pakiet HRMS może pomóc wyeliminować potrzebę formalności związanych z zasobami ludzkimi. A im większa firma, tym większa liczba pracowników i większe zapotrzebowanie na HRMS.
Niektóre aplikacje HRMS umożliwiają również pracownikom zarządzanie pewnymi częściami własnych profili danych. Na przykład niektóre uczelnie korzystają z pakietu HRMS, do którego pracownicy mogą uzyskać ograniczony dostęp w celu zmiany podstawowych informacji kontaktowych, takich jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu. Inne, bardziej skomplikowane aplikacje HRMS umożliwiają pracownikom kwalifikowany dostęp do firmowych ofert pracy, zarówno w celu przeglądania, jak i aplikowania.