Instytucja kontraktowa to osoba lub agencja, która jest upoważniona do przekazywania środków na projekt przed udostępnieniem tych środków. Dzięki tej mocy ludzie mogą zawierać umowy i rozpoczynać projekty, mając pewność, że fundusze są w drodze. Po podpisaniu umowy jest to formalne zobowiązanie, a środki muszą zostać wytworzone w terminie określonym w umowie.
Agencje rządowe są najczęstszymi podmiotami, które mogą współpracować z instytucją kontraktową. Agencje te muszą być w stanie prowadzić działalność, zanim fundusze zostaną przydzielone i rozdysponowane w celu rozwiązania palących problemów lub wypełnienia mandatów, i są wspierane przez rząd, gwarantując fundusze. Mogą wykorzystać przeszłe środki jako wskazówkę do określenia, ile pieniędzy zostanie udostępnionych, a oprócz przyznawania środków przed uchwaleniem budżetów, mogą również przekroczyć zadeklarowane zobowiązania finansowe, jeśli okaże się to konieczne.
Kiedy budżety są opracowywane i uchwalane, agencje składają wnioski o finansowanie ze szczegółowym podziałem sposobu wykorzystania funduszy. Agencje mogą wskazać, że wykorzystały swoją instytucję kontraktową, aby zobowiązać się do finansowania i że potrzebne będą środki pieniężne na pokrycie tych zobowiązań. Starają się także przewidzieć potrzeby wydatkowe, tak aby po uchwaleniu budżetu zostały przeznaczone odpowiednie środki.
W sektorze prywatnym osoba posiadająca zlecenie jest upoważniona do negocjowania i podpisywania umowy w imieniu osoby lub firmy macierzystej. Podobnie jak w przypadku agencji rządowej przygotowującej kontrakt, cywile z upoważnieniem kontraktowym nie mogą osobiście wyprodukować funduszy w momencie negocjowania kontraktu, ale ponieważ działają z upoważnieniem prawnym, kontrakt będzie finansowany. Jeśli istnieje spór, najczęściej dotyczy on zakresu władzy. Firma może argumentować, na przykład, że udzieliła komuś ograniczonego upoważnienia do zamówienia i że odrzuca wynegocjowaną umowę, ponieważ nie spełnia jej potrzeb, jest zbyt kosztowna lub ma inne problemy.
Przy negocjacjach i zawieraniu umów z osobami posiadającymi zleceniodawcę może być wskazane uzyskanie informacji o ograniczeniach nałożonych na ten zleceniodawca w celu potwierdzenia ważności umowy. Nie należy zakładać, że skoro ktoś twierdzi, że ma zlecenie, to tak naprawdę to robi. W przypadku osób cywilnych zawierających umowy w imieniu pracodawców lub klientów, należy przedstawić dokumentację potwierdzającą, że pełnomocnictwo.