Inwentaryzacja zasobów IT to ustrukturyzowana ocena tego, jakimi fizycznymi i wirtualnymi elementami IT dysponuje firma lub podmiot. Liderzy biznesowi i inne strony wykorzystują procesy inwentaryzacji zasobów IT do oceny własności IT, śledzenia pozycji i do różnych innych celów. Utrzymywanie aktualnych danych inwentaryzacyjnych IT może pomóc w reagowaniu na incydenty lub problemy w danym systemie IT lub pomóc w przyszłych zakupach w celu utrzymania lub rozszerzenia działalności. Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj audytu jest częścią „architektury zorientowanej na usługi” dla oprogramowania i sprzętu, w której posiadanie planu śledzenia IT może naprawdę przynieść korzyści firmie lub organizacji.
Firmy, które przeprowadzają inwentaryzacje zasobów IT, mogą identyfikować określone systemy IT do ewentualnego audytu i badań wydajności. Obejmuje to wszelkie serwery obsługujące informacje w „łańcuchu dostaw” zorientowanym na usługi. Serwery mogą bezpiecznie przechowywać informacje o klientach do celów zwrotów lub nawiązywania kontaktów. Mogą również wesprzeć dział HR systemami płacowymi i nie tylko. Struktury serwerów mają kluczowe znaczenie dla wielu firm i z tego powodu często są uwzględniane w inwentaryzacji zasobów IT.
Niektóre zespoły kierownicze udzielają wskazówek dotyczących inwentaryzacji zasobów IT, które będą podejmować inni pracownicy. Może to obejmować określone szczegóły i kryteria oznaczania i śledzenia zasobów IT. Pozycje te mogą obejmować na przykład markę i model wszystkich fizycznych elementów sprzętu IT. Inwentaryzacja zasobów IT może również śledzić, gdzie te zasoby znajdują się w budynku lub większej nieruchomości lub grupie nieruchomości.
Oprócz ustalenia kryteriów inwentaryzacji zasobów IT, kompleksowy plan inwentaryzacji zasobów IT może narzucać metody rozpowszechniania. Może określać, czy dokumenty związane z inwentarzem mają być przechowywane w formie papierowej, cyfrowej, czy w obu. Może identyfikować strony, które należy przeczytać, aby zapewnić prawidłowe przedstawienie ustaleń i wyników.
Aby pomóc we wdrożeniu inwentaryzacji zasobów IT, kierownictwo może dostarczyć dokładnie skonstruowany szablon inwentaryzacji IT. Dokumenty wzorcowe pomagają upewnić się, że wszystkie bieżące okresowe inwentaryzacje IT są realizowane konsekwentnie. Szczegóły dotyczące szablonu inwentaryzacji zasobów IT mogą obejmować identyfikację firmy i jej podmiotów zależnych, znaczniki czasu i inne dane chronologiczne, a także określone formaty etykietowania wszystkich urządzeń, które menedżerowie ds. zapasów będą fizycznie sprawdzać i raportować. Mogą również istnieć przepisy dotyczące oceny warunków, w których uszkodzony lub nieprawidłowo działający sprzęt można oznaczyć do wymiany.