Gdy wiadomości są przechowywane w kolejce, są parkowane w przerywanych punktach, zwanych węzłami, dopóki nie będą gotowe do przekazania do odbiorcy. Najczęściej stosowaną formą kolejkowania wiadomości jest poczta elektroniczna, bardziej znana jako e-mail. Kolejkowanie jest również często wykorzystywane przy przetwarzaniu danych w sieciach.
W systemie pocztowym, który kolejkuje wiadomości na swoich serwerach, odbiorca nie musi natychmiast pobierać wiadomości, ponieważ proces kolejkowania wiadomości po prostu organizuje lub sortuje wiadomość zgodnie z kolejnością ich otrzymania. W każdym węźle, który parkuje wiadomość w swoim systemie lub serwerze, aplikacja do obsługi wiadomości e-mail posiada punkt połączenia lub punkt końcowy, który jest używany do transmisji danych. Wszelkie poprzednie wiadomości lub dane w systemie są przechowywane do momentu, gdy na serwerze będzie więcej miejsca lub do momentu zwolnienia wcześniejszych wiadomości z serwera. Po tym procesie bieżące wiadomości przechodzą z serwera i docierają do skrzynki pocztowej lub pliku użytkowników końcowych, a proces kolejkowania wiadomości rozpoczyna się od nowa.
Kolejkowanie wiadomości nie zezwala na wiadomości o dowolnej długości lub rozmiarze, ale ogranicza rozmiar pojedynczego pliku danych. Ogólnie systemy kolejkowania wiadomości działają wewnętrznie w ramach systemu operacyjnego. Aplikacja jest dostępna tylko dla tego systemu i często wiele serwerów jest potrzebnych, jeśli zaangażowane są duże pliki danych lub jeśli istnieje zagrożenie bezpieczeństwa dla użytkowników.
Kolejkowanie wiadomości ma wiele zalet, zwłaszcza w przypadku sieci, które zarządzają wieloma użytkownikami lub mają różne hierarchie ważności lub bezpieczeństwa w sieci. W kolejce wiadomości systemy są w stanie komunikować się między programami, co umożliwia użytkownikom odbieranie i wysyłanie wiadomości, podczas gdy inne programy kompilują dane. Kolejkowanie pozwala również użytkownikom wybrać kolejność przetwarzania przez program niezbędnych informacji. Oznacza to, że użytkownik może umieścić w kolejce wiadomość o wysokiej ważności do przesłania przed plikiem, który już znajduje się na serwerze. Jest to szczególnie przydatne w sieciach z wieloma poziomami użytkowników i różnymi poziomami bezpieczeństwa użytkowników.
Inną przydatną korzyścią kolejkowania wiadomości jest możliwość uczynienia przez użytkownika własnego programu bardziej dostępnym w alternatywnym systemie, jeśli system podstawowy jest niedostępny. Odnosi się to do każdego systemu, w którym aplikacja może spowolnić czas odpowiedzi serwera, przez co konieczne i preferowane jest przeniesienie pliku na dostępny, alternatywny serwer. Proces ten nie tylko udostępnia więcej miejsca na pliki danych, ale także może zwiększyć produktywność i wydajność pracy.