Serwer wiadomości to aplikacja, która obsługuje wiadomości między dwiema lub większą liczbą aplikacji. Te komunikaty są przesyłane do aplikacji oprogramowania pośredniczącego przy użyciu interfejsu API do obsługi wiadomości (MAPI). Serwery przesyłania wiadomości mogą przechowywać wiadomości w kolejce, dopóki nie zostaną dostarczone do aplikacji odbiorcy.
Typowym przykładem aplikacji serwera wiadomości w wielu organizacjach jest Microsoft Exchange. Exchange znajduje się na serwerze i czeka na przesłanie wiadomości do swojej kolejki. Stamtąd oprogramowanie pośredniczące określa jedną wiadomość na raz, czy wiadomość ma być kierowana lokalnie, czy też musi zostać wysłana do innego serwera wiadomości w celu dostarczenia. Jeśli wiadomość należy do adresata lokalnego, jest dostarczana do lokalnej skrzynki pocztowej niemal natychmiast. Jeśli wiadomość należy do zdalnego magazynu wiadomości, serwer Exchange będzie wysyłać zapytania do innych serwerów aplikacji w środowisku, takich jak DNS, w celu zlokalizowania serwera, do którego należy wiadomość.
Jeśli występują problemy z łącznością między dwoma serwerami przesyłania wiadomości lub serwer wysyłający nie może określić lokalizacji serwera zdalnego, osoba wysyłająca wiadomość może otrzymać wiadomość o opóźnieniu dostarczenia ze swojego serwera. Zwykle ten komunikat informuje tę osobę, że serwer ma trudności, ale będzie kontynuował próbę przez określoną liczbę prób lub dni.
Istnieją inne typy serwerów wiadomości lub serwerów poczty e-mail. Niektóre, takie jak Qmail, działają w systemie operacyjnym Linux i wymagają znacznie mniej nakładu pracy i administracji niż serwer Exchange. To czyni je idealnymi dla dostawców usług internetowych, którzy obsługują dużą liczbę kont e-mail dla klientów. Wiele firm używa Microsoft Exchange do przesyłania wiadomości, ponieważ jest bardzo niezawodny i dobrze współpracuje z innymi produktami firmy Microsoft używanymi przez firmy.
Gdy osoba wysyła wiadomość, program Outlook (lub jej klient wiadomości) przekazuje wiadomość do serwera wiadomości, gdzie wiadomość wchodzi do kolejki wiadomości w oczekiwaniu na jej przetworzenie. Jeśli w kolejce przechodzi dużo poczty, proces ten może zająć trochę czasu, chociaż zwykle przejście nie jest dla nikogo zauważalne. Podczas przetwarzania wiadomości serwer wiadomości określa lokalizację skrzynki pocztowej adresata. Jeśli skrzynka pocztowa jest lokalna na tym serwerze, wiadomość jest dostarczana natychmiast do miejsca docelowego. Jeśli odbiorca nie jest lokalny na serwerze, skontaktuje się z serwerem DNS, aby pomóc zlokalizować serwer w Internecie. Po znalezieniu serwera wysłana wiadomość e-mail jest przesyłana do serwera odbiorcy, gdzie proces rozpoczyna się lokalnie z kolejki do obsługi wiadomości. Po znalezieniu właściwej skrzynki pocztowej wiadomość zostanie dostarczona.