List o zachowaniu poufności to dokument, którego firma lub osoba fizyczna może użyć, aby wyrazić potrzebę zachowania poufności w określonej sytuacji i poprosić drugą stronę o zgodę na zachowanie poufności pewnych spraw. Na przykład firma, która zatrudnia pracownika, może zażądać, aby pracownik zachował poufność określonych spraw i informacji firmy. W rzeczywistości podpisanie tego typu listu może być w niektórych przypadkach warunkiem zatrudnienia. Jeśli dana osoba podpisze list o zachowaniu poufności, a następnie złamie umowę o zachowaniu poufności, pokrzywdzony może go zwolnić, zerwać umowę, a nawet pozwać go do sądu.
W wielu przypadkach list o zachowaniu poufności jest pisany w formacie listu biznesowego. Oznacza to, że zazwyczaj zawiera imię i nazwisko oraz adres osoby, która wysyła list, a także imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Jest zwykle opatrzony datą i zwykle zawiera również sekcję do podpisu odbiorcy.
Zazwyczaj list o zachowaniu poufności zawiera informacje o przyczynie otrzymania listu przez odbiorcę. Na przykład, jeśli odbiorcą listu jest nowy pracownik firmy, która go wysłała, list może pogratulować pracownikowi dołączenia do firmy. Może również zawierać datę, w której nowy pracownik ma rozpocząć pracę. Pismo może wówczas wskazywać jego cel, którym jest określenie warunków poufności obowiązujących w konkretnym przypadku.
Warunki listu o zachowaniu poufności zazwyczaj zawierają szczegółowe informacje o sprawach i rodzajach informacji, których nadawca oczekuje, że odbiorca zachowa ich poufność. Zazwyczaj listy te zawierają sekcję, w której stwierdza się, że odbiorca przyjmuje do wiadomości, że nadawca może ujawnić mu poufne informacje. Może również oznaczać, że odbiorca rozumie, że ujawnienie poufnych informacji może w jakiś sposób zaszkodzić nadawcy. Listy te często stwierdzają, że odbiorca musi uzyskać pisemną zgodę nadawcy, zanim będzie mógł złamać warunki umowy o zachowaniu poufności.
Chociaż podpisanie umowy o zachowaniu poufności może być warunkiem zatrudnienia lub prowadzenia interesów z konkretną firmą lub osobą, dana osoba może dobrze zrobić, aby uniknąć pośpiechu z podpisaniem. Zamiast tego dana osoba może chronić swoje interesy, prosząc prawnika o zapoznanie się z umową przed podpisaniem. W ten sposób odbiorca może upewnić się, że warunki umowy są uczciwe i zgodne z prawem. Ponadto prawnik może wyjaśnić żargon prawniczy, którego odbiorca może mieć trudności ze zrozumieniem we własnym zakresie.