Menedżer kontaktów to oprogramowanie, które umożliwia użytkownikowi przechowywanie, organizowanie i wyszukiwanie numerów telefonów, adresów, dat, notatek, list i nie tylko. Podobnie jak menedżer informacji osobistych, menedżer kontaktów jest przeznaczony dla przedstawicieli handlowych i innych osób, które muszą przechowywać informacje o klientach i potencjalnych klientach, planować spotkania i rozmowy telefoniczne oraz organizować wiadomości e-mail i dokumenty tekstowe. Przy ogromnych ilościach danych, jakie dana osoba napotyka każdego dnia, atrakcyjna jest pojedyncza lokalizacja do przechowywania tych danych. Funkcje menedżera kontaktów mogą również obejmować możliwość przechowywania haseł, ważnych dat i spotkań oraz możliwość udostępniania danych innemu komputerowi lub osobistemu asystentowi cyfrowemu. Niektóre menedżery kontaktów mogą umożliwiać wielu użytkownikom dostęp do udostępnionej bazy danych kontaktów.
Menedżer kontaktów może również generować raporty oraz organizować, prognozować i śledzić działania sprzedażowe. Niektóre oferują możliwość dołączenia zdjęcia, co jest świetne dla tych, którzy nie zawsze pamiętają nazwiska lub dokumenty do rekordu kontaktu. Automatyczne tworzenie kopii zapasowych to ważna funkcja bezpieczeństwa menedżera kontaktów. Kolejną dostępną funkcją jest możliwość grupowania i kategoryzowania kontaktów.
Zamiast robić notatki na skrawkach papieru lub prowadzić notatnik, wielu użytkowników wybiera menedżera kontaktów z funkcją „notatek”. Korzystając z tej funkcji, możesz wpisywać, wycinać i wklejać lub przycinać sekcje stron internetowych do swojego menedżera kontaktów. Oprogramowanie automatycznie oznaczy czas i datę wpisu, aby ułatwić sortowanie notatek. Niektóre urządzenia umożliwiają również ręczne pisanie notatek za pomocą specjalistycznego rysika.
Podobnie jak menedżery informacji osobistych, menedżer kontaktów może również mieć funkcję kalendarza. Korzystając z programu do zarządzania kalendarzem, możesz śledzić spotkania, święta, urodziny i tak dalej. Przypomnienia dźwiękowe mogą ostrzegać o zbliżającym się terminie zadania lub spotkaniu.
Funkcja wyszukiwania menedżera kontaktów jest niezwykle cenna. Możesz wyszukiwać według daty, kategorii, fraz lub innych metod, aby znaleźć materiał, którego szukasz. Menedżer kontaktów może również zawierać szablony typowych zadań, takich jak wiadomości telefoniczne, rekordy wydatków lub listy rzeczy do zrobienia.
Istnieje wiele wersji menedżerów kontaktów. Niektóre systemy są oparte na Internecie, co oznacza, że nie ma oprogramowania do załadowania. Inne oprogramowanie do zarządzania kontaktami można załadować na serwer firmy, dzięki czemu bazy danych informacji o klientach są dostępne dla wielu pracowników. Inne są częścią innej aplikacji, takiej jak Microsoft Outlook, która ma funkcję menedżera kontaktów biznesowych.