Ochrona danych poza siedzibą firmy odnosi się do praktyki przechowywania danych w miejscu innym niż miejsce, w którym są one wykorzystywane. Jest powszechnie stosowany do ochrony ważnych danych, ponieważ minimalizuje ryzyko ich utraty w przypadku klęsk żywiołowych lub awarii sprzętu. Jest również powszechnie stosowany, gdy dane nie mogą być bezpiecznie przechowywane w witrynie lub gdy dane zawierają poufne informacje. Jest zwykle droższy i trudniejszy w zarządzaniu niż przechowywanie danych na miejscu, ale może być najlepszym wyborem dla wielu zastosowań.
Ochrona danych poza siedzibą firmy jest najczęściej stosowana w celu zapobiegania utracie danych w wyniku klęsk żywiołowych lub awarii sprzętu. W takim przypadku dane są przechowywane w oryginalnej lokalizacji oraz w lokalizacji poza siedzibą firmy. W przypadku utraty danych na miejscu, dane poza siedzibą mogą zostać wykorzystane do odzyskania danych. Jest to mądry pomysł dla każdego, kto ma ważne dane, aby chronić je, przechowując kopię zapasową danych poza siedzibą.
Innym częstym powodem korzystania z ochrony danych poza siedzibą firmy jest to, że danych nie można bezpiecznie przechowywać w określonej lokalizacji. Na przykład korporacja prowadząca badania w niebezpiecznym środowisku, takim jak pustynia lub dżungla, może uznać, że bezpieczniej jest przechowywać dane w innym miejscu niż przechowywać je w tym miejscu. Jest również powszechnie używany przez wojsko do przechowywania poufnych informacji, ponieważ minimalizuje ryzyko dostępu do danych przez osoby nieuprawnione.
Istnieje wiele sposobów wdrażania ochrony danych poza siedzibą firmy. Najpopularniejszym sposobem jest skorzystanie ze zdalnej usługi tworzenia kopii zapasowych, która automatycznie tworzy kopie zapasowe plików komputerowych. Pliki są przesyłane przez Internet i przechowywane na serwerach poza siedzibą firmy. Jest to wygodny sposób tworzenia kopii zapasowych danych, a także jedna z najtańszych opcji.
Do przechowywania danych można również używać nośników fizycznych, takich jak płyty CD, taśmy magnetyczne lub dyskietki. Jest to mniej powszechne niż korzystanie ze zdalnej usługi tworzenia kopii zapasowych, ponieważ jest trudniejsze do wdrożenia. W przypadku materiałów wrażliwych, takich jak dane osobowe, może to być lepsza opcja, ponieważ jest bezpieczniejsza. Nawet jeśli jest to mało prawdopodobne, możliwe jest przechwycenie danych przesyłanych przez Internet przez stronę trzecią, co sprawia, że nośniki fizyczne są bardziej idealnym sposobem przechowywania poufnych materiałów.
Infrastruktura do przechowywania danych wykorzystywana do ochrony danych poza siedzibą firmy jest zazwyczaj bardzo bezpieczna. Często znajdują się pod ziemią lub w bezpiecznych obiektach. Nie ma przepisów regulujących te miejsca przechowywania, dlatego ważne jest, aby do przechowywania danych wykorzystywana była renomowana usługa.