Pisma ustalające to dokumenty wydawane przez urząd skarbowy w Stanach Zjednoczonych. Zasadniczo pismo ustalające jest oficjalną decyzją dotyczącą tego, czy plan emerytalny lub emerytalny wprowadzony przez pracodawcę spełnia wszystkie kryteria ustalone przez IRS dla struktury i funkcji planów emerytalnych. Ogólnie rzecz biorąc, pismo stwierdzające jest wydawane w celu potwierdzenia pełnej zgodności planu emerytalnego lub poinformowania pracodawcy, że plan nie jest zgodny i że potrzeba więcej pracy, zanim plan zostanie oficjalnie usankcjonowany.
Uzyskanie pisma ustalającego zwykle wymaga nawiązania kontaktu z okręgowym oddziałem Urzędu Skarbowego, który obejmuje lokalizację geograficzną siedziby pracodawcy. Proponowany plan emerytalny lub emerytalny jest szczegółowo przedstawiany IRS. Z kolei IRS ocenia każdy aspekt proponowanego planu i określa, czy konstrukcja spełnia aktualne kwalifikacje do zatwierdzenia. Jeśli wszystko jest w porządku, dyrektor okręgu wydaje formalny dokument potwierdzający, że plan jest w pełni zgodny. Przeprowadzane są okresowe przeglądy planu, aby upewnić się, że wszelkie zmiany w podstawowej strukturze są również zgodne z aktualnymi kryteriami.
Jeżeli proponowany plan nie spełnia aktualnych kwalifikacji określonych przez IRS, pismo ustalające zwykle podaje, które obszary planu nie są zgodne. Dzięki temu pracodawca ma możliwość cofnięcia się i dopracowania obecnego planu. Gdy poprawiony plan jest gotowy, jest przesyłany do IRS po raz drugi. Jeżeli wszystkie nierozstrzygnięte kwestie związane z planem zostaną rozwiązane w sposób zadowalający IRS, pismo stwierdzające, potwierdzające oficjalną akceptację planu, jest zwracane pracodawcy.
Chociaż IRS może okresowo dokonywać przeglądu planów emerytalnych obecnie zatwierdzonych listem ustalającym, zwykle rozsądnie jest, aby pracodawca był na bieżąco z wszelkimi zmianami w przepisach, które mogą wpłynąć na status planu. Jednocześnie dobrze jest również skonsultować z IRS wszelkie proponowane zmiany w planie przed ich wdrożeniem. Pomoże to zapewnić prawidłowe funkcjonowanie planu w ramach ustalonych kwalifikacji.
Wraz z oficjalnym uznaniem planu emerytalnego IRS wydaje również pismo określające organizacjom non-profit, aby potwierdzić ich status zwolniony z podatku. Treść listu przytacza sekcję Kodeksu Podatkowego, która dotyczy organizacji i służy jako oficjalne potwierdzenie, że podmiot jest uznany za organizację zwolnioną z podatku.