Plik folderu offline to po prostu miejsce do przechowywania informacji zwykle znajdowanych w sieci, gdy komputer użytkownika nie jest podłączony do sieci. Daje to korzyści w postaci możliwości pracy niezależnie od sieci, a jednocześnie zapewnia wygodny sposób zmiany plików w tej sieci po przywróceniu łączności.
System plików folderów offline oferowany w systemach Windows XP i Windows 2000 różni się od aktówki oferowanej we wcześniejszych wersjach systemów operacyjnych Windows, ponieważ automatyzuje proces dodawania, zmieniania i usuwania plików po ponownym nawiązaniu połączenia sieciowego. W przeszłości pobieranie i przesyłanie plików przed i po przejściu w tryb offline było procesem ręcznym. Jeśli użytkownik zapomniał wykonać zadanie, po prostu nie zostałoby wykonane.
Aby skonfigurować system plików folderów offline w systemie Windows XP, przejdź do Mój komputer, a następnie kliknij „Opcje folderów” w menu „Narzędzia”. Znajdź kartę “Pliki offline” i kliknij “Włącz pliki offline”. Użytkownik ma również do dyspozycji szereg innych opcji, w zależności od osobistych preferencji, w tym opcję synchronizacji po zalogowaniu się lub wylogowaniu z sieci lub podczas obu zdarzeń.
Należy pamiętać, że system Windows nie pozwoli na tworzenie plików folderów offline, chyba że szybkie przełączanie między użytkownikami jest wyłączone. Aby wyłączyć tę funkcję, przejdź do panelu sterowania i znajdź „Konta użytkowników”. Następnie wybierz „Zmień sposób, w jaki użytkownicy logują się lub wylogowują”.
Aby udostępnić folder plików w trybie offline, znajdź żądany folder na dysku sieciowym i upewnij się, że jest to folder udostępniony. Otwórz go, a następnie w menu “Plik” wybierz opcję “Udostępnij w trybie offline”. Spowoduje to zakończenie tworzenia folderu plików offline i umożliwi dostęp po odłączeniu się od sieci, o ile podczas wylogowania została wybrana opcja synchronizacji.
Microsoft Outlook oferuje również funkcję plików folderów offline dla użytkowników korzystających z konta e-mail na serwerze Microsoft Exchange. Większość użytkowników domowych ma konto POP3 skonfigurowane przez dostawcę usług internetowych i dlatego nie będą mogli uzyskać dostępu do tej funkcji. Jednak dla osób posiadających konto e-mail na serwerze Exchange jest to wygodny sposób zarządzania pocztą e-mail w trybie offline.
Krótko mówiąc, plik folderu offline sprawia, że praca w sieci jest wygodniejsza, ponieważ umożliwia użytkownikowi dostęp do plików sieciowych bez względu na sytuację. Chociaż zdalne połączenia sieciowe stają się coraz bardziej powszechne, nadal mogą się zdarzyć sytuacje, w których z różnych powodów nie będą one dostępne. Plik folderu offline gwarantuje, że praca nie zostanie zatrzymana, nawet jeśli sieć to zrobi.