Dowodem wpłaty darowizny na cele charytatywne jest pokwitowanie darowizny. Jeśli organizacja kwalifikuje się do specjalnych zabezpieczeń podatkowych, paragon może służyć do ubiegania się o odliczenie od zeznania podatkowego. Zasady dotyczące darowizn na cele charytatywne w zakresie podatków mogą być skomplikowane, a darczyńcy, którzy zamierzają ubiegać się o ulgi podatkowe, mogą chcieć skonsultować się z księgowym przed przekazaniem darowizny, aby jak najlepiej wykorzystać swoje dolary na cele charytatywne. Jeśli darowizna nie będzie podlegała podatkowi, nie ma potrzeby zachowywania paragonu, chyba że darczyńca chce mieć dowód darowizny z innego powodu.
Potwierdzenie darowizny powinno zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe organizacji charytatywnej. Zawiera również informacje o statusie organizacji non-profit, które darczyńca może wykorzystać do ustalenia, czy kwalifikuje się do odliczenia podatku. Dokument odnotowuje datę i kwotę darowizny, a także zawiera wszelkie specjalne wskazówki. Darczyńcy mogą na przykład przeznaczyć środki na określone działania lub dokonać darowizny w imieniu innej osoby i poprosić o przesłanie karty lub zawiadomienia do tej osoby.
Ze względów podatkowych, aby ubiegać się o jakąkolwiek darowiznę na cele charytatywne, konieczne jest potwierdzenie darowizny. Podatnicy powinni przechowywać swoje paragony wraz z inną dokumentacją podatkową do czasu przedawnienia kwestionowanych zeznań podatkowych. Jeśli pokwitowanie jest dostarczane w formie elektronicznej, darczyńca może wydrukować kopię lub wykonać kopię cyfrową i zachować ją na dysku twardym do druku w przyszłości. Ważne jest, aby przejrzeć pokwitowanie darowizny i jak najszybciej poprawić wszelkie błędne informacje.
Czasami imprezy charytatywne i zbiórki pieniędzy wymagają pokwitowania darowizn, aby zapewnić korzyści uczestnikom. Na przykład podczas aukcji charytatywnej uczestnicy mogą rywalizować między sobą, aby zobaczyć, kto może dać najwięcej na cele charytatywne. Darczyńca z największym pokwitowaniem darowizny wygra nagrodę, ale będzie musiała przedstawić pokwitowanie, aby udokumentować okoliczności darowizny, aby organizatorzy mogli potwierdzić, że się kwalifikuje. Podobnie pokwitowania z darowizn mogą być potrzebne, aby wziąć udział w balach charytatywnych i innych wydarzeniach, w których cena wstępu jest darowizną na cele charytatywne.
Darczyńcy mogą zdecydować się na zatrzymanie pokwitowań darowizn, nawet jeśli nie pobierają ich od swoich podatków, jeśli chcą udokumentować, w jaki sposób wydają swoje dolary na cele charytatywne. Może to być ważne dla planowania spadkowego, ponieważ może pozwolić osobom, które przeżyły, decydować o tym, jak przekazać dochody z majątku na cele charytatywne na podstawie wcześniejszych wzorców darowizn. Pomoże to również osobom, które przeżyły, zrozumieć, dlaczego mogą otrzymywać mniej, niż się spodziewali, w przypadku, gdy darczyńcy przekazują większość swoich aktywów na cele charytatywne przed śmiercią.