Portal dostawcy to bezpieczny, autorski system do zarządzania i komunikacji z zewnętrznymi dostawcami towarów i usług. Firmy, organizacje i agencje rządowe, które współpracują z dużą liczbą dostawców w różnych obszarach operacyjnych, najprawdopodobniej wdrożą ten rodzaj formalnego systemu zarządzania. Portal dostawców jest zazwyczaj oparty na Internecie i umożliwia wstępną rejestrację dostawcy oraz zarządzanie kontem.
Na zamówienia znacząco wpłynęło powszechne wykorzystywanie Internetu do bezpiecznych transakcji biznesowych. Oparte na sieci Web systemy zarządzania treścią sprawiły, że korzystanie z Internetu w celu umożliwienia dostępu do współdzielonych informacji, którymi można zarządzać z obu stron strumienia komunikacyjnego, stało się opłacalne. Rejestracja, komunikacja i zarządzanie dostawcami, które zawsze były procesem pracochłonnym dla działów zakupów, obecnie w wielu dużych firmach i instytucjach przeszły głównie na oparte na Internecie podejście oparte na zarządzaniu dostawcami.
Portale internetowe to bazy danych z przyjaznymi dla użytkownika interfejsami. Portal umożliwia firmie posiadanie jednego punktu gromadzenia danych, który jest globalnie dostępny dla każdego, kto może połączyć się z Internetem. Najważniejszą korzyścią jest być może to, że użytkownik bazy danych z czasem zarządza własnym kontem, wprowadzając dane kontaktowe i dokonując wyboru treści bez konieczności ręcznego zbierania i rejestrowania danych przez pracownika firmy dla każdego nowego użytkownika lub upewniania się, że informacje są aktualizowane cyklicznie. Po zaprojektowaniu systemu zbierania informacji i zarejestrowaniu użytkownika, zachowuje on odpowiedzialność za dostęp do konta i utrzymanie jego aktualności.
Portal dostawców umożliwia dostawcom zarejestrowanie się w firmie jako zainteresowany dostawca. Rejestracja zazwyczaj wymaga podania podstawowych informacji, takich jak nazwa firmy, adres i numer identyfikacji podatkowej, oraz prosi sprzedawcę o wybranie nazwy użytkownika i hasła. System jest również czasami używany do weryfikacji dostawców i wymaga dodatkowych informacji dotyczących pochodzenia, doświadczenia i kwalifikacji. Większe firmy i instytucje z wieloma różnymi możliwościami dostawców w różnych obszarach operacyjnych umożliwią dostawcy wybór swoich obszarów zainteresowań, zapewniając, że będzie otrzymywał ogłoszenia o przetargach tylko dla tych konkretnych obszarów.
Co najważniejsze, portal dostawcy umożliwia dostawcy zarządzanie swoim kontem. Typowy system umożliwi mu edycję danych kontaktowych, pobieranie pakietów ofert, przesyłanie faktur i monitorowanie transakcji. Dostawca zwykle ma jednego administratora konta i kilka kont użytkowników o ograniczonym dostępie, które mogą pomieścić personel pomocniczy, który może od czasu do czasu pracować w systemie.