Mediacja handlowa jest procesem używanym do rozwiązywania sporów, które występują w stosunkach handlowych. Może to obejmować spory dotyczące gruntów, materiałów, praw, możliwości i kontraktów. Zwykle proces mediacji handlowej składa się z sześciu etapów. Obie strony muszą zgodzić się na skorzystanie z usług profesjonalnego mediatora w celu rozwiązania sporu i związania się osiągniętym porozumieniem.
Zawodowym mediatorem często jest prawnik, który ukończył dodatkowe szkolenie z zakresu mediacji gospodarczych. Posiada połączenie wiedzy i doświadczenia prawniczego, a także umiejętności niezbędnych do osiągnięcia porozumienia, które będzie satysfakcjonujące dla obu stron. Wykorzystanie mediacji handlowych w rozwiązywaniu sporów biznesowych stale rośnie, ponieważ jest to doskonały sposób na rozwiązanie sporu w formalnym procesie, przy znacznie niższych kosztach niż postępowanie cywilne. Ważne jest, aby obie strony sporu zgodziły się na proces mediacji i wyznaczenie konkretnego mediatora.
Istnieje sześć typowych etapów procesu mediacji handlowej i chociaż szczegóły mogą się różnić, większość mediacji przebiega zgodnie z tym schematem. Obie strony mają przybyć na sesję mediacyjną przygotowaną do przeglądu szczegółów sporu i upoważnienia do osiągnięcia porozumienia. Wymagana ilość przygotowań zależy od długości sporu, ale większość firm potrzebuje co najmniej od dwóch do trzech dni na uporządkowanie materiałów pomocniczych w segregator i przygotowanie oświadczeń wstępnych oraz podsumowania głównych kwestii. Lista możliwych opcji rozwiązania i elementów do negocjacji może być bardzo pomocna podczas samego procesu.
Na początku sesji mediacji gospodarczej mediator upewnia się, że dokonano wstępów oraz wyjaśnia cele, zasady i etykietę mediacji. Bardzo często mediator dostarcza listę oczekiwanych protokołów wszystkim przy stole. Często wymieniane są proste zasady, takie jak zakaz wulgaryzmów, zastraszanie i umożliwienie drugiej osobie mówienia bez przerwy.
Kolejnym krokiem w procesie są oświadczenia otwierające uczestników. Każda ze stron jest proszona o wyjaśnienie własnymi słowami, co jest przyczyną i skutkiem sporu oraz przedstawienie przynajmniej jednej propozycji jego rozwiązania. Przerywanie lub poprawianie przez drugą stronę jest niedozwolone. Na tym etapie mediator często organizuje krótką przerwę, dając czas na porównanie propozycji rozwiązania i stworzenie listy uzgodnionych faktów.
Obie strony spotykają się ponownie, aby przeanalizować kwestie poruszone w oświadczeniach wstępnych i zaproponować kompromis lub szereg opcji rozwiązania. Każda ze stron ma możliwość spotkania się prywatnie z mediatorem, aby omówić względne mocne i słabe strony swojej pozycji oraz omówić opcje ugodowe. Po tych spotkaniach mediator ponownie łączy obie strony, aby omówić możliwe rozwiązania i pracować nad szczegółami, aż do osiągnięcia porozumienia. Mediator dokumentuje główne punkty na piśmie, a obie strony podpisują kopię ugody, aby wykazać, że ją akceptują.