Termin „pula danych” odnosi się do powiązanego zestawu wartości uzyskanych ze scentralizowanej bazy danych. Dane mogą być dowolne, od informacji o łańcuchu dostaw po akta pracownicze. Dane mogą być generowane automatycznie lub ręcznie do analizy przy użyciu całego zestawu danych lub podzbioru wartości. Oprogramowanie bazodanowe jest przeznaczone do obsługi różnych funkcji związanych z pulami danych, w tym synchronizacji i weryfikacji informacji.
W bardzo podstawowym sensie każdy zestaw danych gromadzonych w celu analizy jest pulą danych. Metoda zbierania danych może wpływać na dokładność wartości w puli, a tym samym na wynik analizy. Jeśli zestaw danych jest częścią prostego eksperymentu ilościowego, który nie obejmuje ogromnego zestawu danych, ręczne zbieranie danych może być dość niezawodne. Wręcz przeciwnie, jeśli zbiór danych jest duży, proces automatycznego zbierania danych będzie najdokładniejszy i najbardziej precyzyjny.
Dokładność i precyzja wartości zawartych w zestawie danych jest zawsze ważna, ale może być niezbędna dla niektórych branż, które polegają na śledzeniu łańcucha dostaw w łańcuchu dostaw. Globalna sieć synchronizacji danych (GSDN) certyfikuje pule danych i ułatwia proces synchronizacji danych, przeprowadzając coroczny audyt wszystkich pul danych z certyfikatem GDSN. Dane łańcucha dostaw, które są rejestrowane w certyfikowanej puli danych GDSN, są powiązane z globalnym numerem lokalizacji (GLN) i globalnym numerem jednostki handlowej (GLIT). Te dwie liczby służą do identyfikacji odpowiednich lokalizacji i powiązanych przedmiotów do handlu, odpowiednio, gdy przedmiot przechodzi przez łańcuch dostaw od producenta do konsumenta.
W innych przypadkach dostęp do pul danych jest automatycznie uzyskiwany przez oprogramowanie bazy danych podczas uruchamiania komputera lub podczas procesu instalacji lub aktualizacji. Procesy te obejmują przesyłanie i weryfikację informacji pomiędzy bazami danych. Przekazywane i weryfikowane informacje to pula danych. Jeśli podczas procesu wystąpi błąd puli danych, może to oznaczać problem z danymi, na przykład uszkodzony plik rozruchowy, nieprawidłowe ustawienia dysku twardego lub wadliwy dysk twardy.
W przypadku niestandardowej bazy danych zawierającej rekordy pracowników lub historyczne dane dotyczące temperatury dostęp do puli danych może być prywatny lub współdzielony. Nikt poza administratorem nie może zobaczyć ani uzyskać dostępu do puli prywatnej. Dostęp do wspólnej puli mają inne osoby, które mogą dodawać, edytować lub usuwać wartości. Dane mogą być wprowadzane automatycznie, ręcznie oraz importowane lub eksportowane z arkusza kalkulacyjnego. Pula internetowa jest zwykle manipulowana przez administratora, ale udostępniana, aby użytkownicy online mogli przeglądać i eksportować dane do różnych celów.