Protokół z prezentacji jest narzędziem, które może pomóc sędziemu w ustaleniu kary, jaka powinna zostać wydana, gdy dana osoba zostanie skazana za przestępstwo. Raport prezentacyjny ocenia dane osobowe przestępcy, takie jak wcześniejsze aresztowania, stan zdrowia psychicznego i historia zatrudnienia. Jest to próba nakreślenia dokładnego obrazu jednostki i okoliczności życiowych, które powinny wpłynąć na jego karę.
Protokół z prezentacji może być również wykorzystany do ustalenia okoliczności osadzenia przestępcy w więzieniu. Dokument ten może pomóc w ustaleniu, gdzie dana osoba powinna odbyć karę. Czasami dostępne są specjalne programy dla osób skazanych za przestępstwo. Raport z prezentacji może pomóc w ustaleniu, czy dana osoba kwalifikuje się do takich programów.
Ten rodzaj dokumentu zwykle nie ogranicza się do bieżących informacji i często zawiera wiele szczegółowych informacji. Mogą to być informacje o rodzinie danej osoby. Na przykład może być istotne, że osoba była wykorzystywana przez rodzica. Dokument może zawierać informacje dotyczące chorób psychicznych i fizycznych, nawet w przypadku leczenia.
Raport prezentacyjny zazwyczaj zawiera informacje o obecnym stanie życia danej osoby. Może zawierać szczegółowe informacje o stanie cywilnym lub o tym, czy dana osoba jest rodzicem. Może zawierać informację, czy dana osoba jest zatrudniona, czy uczy się w szkole, a także informacje o pracy społecznej.
Należy również dołączyć informację o przestępstwie w niniejszej sprawie. Obejmuje to opłaty i liczbę zliczeń. Jeśli są współoskarżeni, mogą zostać wymienieni. Można odnotować, czy dana osoba pozostawała w areszcie po aresztowaniu, natomiast jeśli została zwolniona za kaucją, kwota może zostać uwzględniona.
Raport prezentacyjny prawie zawsze zawiera informacje dotyczące wcześniejszych spotkań z prawem. Dotyczy to nie tylko wyroków skazujących, które najprawdopodobniej pojawią się w raporcie; można również dołączyć pełny akt aresztowania danej osoby.
Niektóre informacje zawarte w raporcie z prezentacji pochodzą bezpośrednio od przestępcy. W większości przypadków przed wypełnieniem raportu przeprowadzany jest wywiad z osobą, która jest przedmiotem raportu. Może jednak odmówić współpracy przy takim wywiadzie.
Ponieważ ten dokument może służyć do podejmowania bardzo ważnych decyzji, jego dokładność jest bardzo ważna. Informacje uzyskane od podmiotu raportu lub z innych źródeł wymagają weryfikacji. W przypadkach, gdy weryfikacja niektórych informacji nie jest możliwa, należy to odnotować.
W większości przypadków istnieje procedura przygotowania raportu z prezentacji. Ta procedura może nie być taka sama w zależności od jurysdykcji. Jednak w większości przypadków obrona ma możliwość sprzeciwienia się lub zakwestionowania informacji zawartych w projekcie raportu przed wydaniem dokumentu końcowego. Sprawozdanie z prezentacji musi być udostępnione wielu stronom, w tym sądowi, podmiotowi sprawozdania, jego pełnomocnikowi i obrońcy strony przeciwnej.