Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) to zestaw reguł lub standardowych protokołów do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail w sieciach takich jak Internet. Komputer, na którym działa SMTP, jest nazywany serwerem pocztowym i najlepiej jest, gdy jego czas pracy jest prawie stały. Serwer poczty SMTP może zarówno wysyłać, jak i odbierać pocztę, chociaż na poziomie klienta kojarzymy SMTP z serwerem poczty wychodzącej, a protokół Post Office 3 (POP3) z pocztą przychodzącą.
Klienci poczty e-mail wymagają adresu serwera poczty wychodzącej i serwera POP3 lub serwera poczty przychodzącej w celu odbierania i wysyłania poczty. Dostawcy usług internetowych (ISP) udostępniają te adresy klientom w momencie zawierania subskrypcji lub umowy, a adresy serwerów pocztowych są również często wymieniane na stronach internetowych dostawców usług internetowych. W niektórych przypadkach zarówno poczta wychodząca, jak i przychodząca będzie obsługiwana przez jeden serwer, taki jak mail.[yourisp].com; ale często adres serwera poczty wychodzącej przypomina smtp.[Twójrysp].com, a adres przychodzący pop3.[Twójrysp].com.
Aby uzyskać dostęp do serwera poczty wychodzącej, wymagane jest uwierzytelnienie, składające się z nazwy użytkownika i hasła powiązanego z kontem ISP klienta. Chroni to dostawcę usług internetowych przed obsługą wychodzących wiadomości e-mail generowanych przez osoby niebędące klientami, które mogą szybko sparaliżować jego zasoby. Ponadto uwierzytelnianie umożliwia administracji serwera łatwiejsze kontrolowanie aktywności na serwerze poczty wychodzącej, co pomaga zapobiegać nadużyciom, takim jak spam i oszustwa.
Po wysłaniu poczty do serwera poczty wychodzącej skojarzony serwer SMTP odczytuje nagłówki wiadomości e-mail w celu przekazania wiadomości do miejsca docelowego. Rozpoczyna się dialog między sobą a następnym serwerem pocztowym na trasie. Okno dialogowe ma postać zestawu żądań i odpowiedzi, które przesuwają pocztę do ostatecznego miejsca docelowego. Poczta może podróżować przez kilka hostów pośredniczących, zanim dotrze do hosta, który służy jako serwer poczty przychodzącej dla adresata. Jeśli po drodze wystąpi problem, poczta może zostać odesłana, aby ponownie prześledzić jej trasę do nadawcy, przychodząc jako niedostarczona.
Usługa poczty e-mail oparta na sieci Web uruchamia własne serwery poczty, które działają dokładnie tak samo, jak serwery poczty usługodawcy internetowego. Jedyną różnicą jest to, że klienci logują się do witryny, aby czytać, pisać i wysyłać pocztę, zamiast otwierać osobistego klienta poczty e-mail z pulpitu. Poczta internetowa, taka jak Gmail®, jest bardzo popularna, ponieważ umożliwia dostęp do poczty z dowolnego komputera z połączeniem internetowym. Zapobiega również pobieraniu poczty z wirusami na osobisty dysk twardy, ponieważ zamiast tego poczta dociera (i jest odczytywana) z serwera witryny.
Ważne jest, aby pamiętać, że e-mail powinien być uważany za publiczny, ponieważ jest wysyłany w sposób przejrzysty; termin używany do komunikacji w postaci zwykłego tekstu wysyłanej przez sieć, która może być odczytana przez każdego. Od serwera poczty wychodzącej do wielu hostów przekazujących i końcowego serwera poczty przychodzącej, poczta e-mail jest mniej prywatna niż pocztówka wysyłana standardową pocztą, a jeszcze bardziej dzięki usługom internetowym, które opierają się na marketingu. Tylko zaszyfrowana wiadomość e-mail jest uważana za prywatną, ponieważ jest umieszczana w nieczytelnym szyfrze przed wysłaniem i nie jest szyfrowana przez odbiorcę po przybyciu. Większość popularnych programów pocztowych ma możliwość korzystania z wtyczki innej firmy w celu zapewnienia wbudowanego szyfrowania, w tym klientów poczty e-mail Microsoft® i Mozilla® Thunderbird™.