Komputerowa baza danych to cyfrowy system plików, który przechowuje informacje o krytycznym znaczeniu dla firmy. Słownik danych to szczegółowa mapa danych każdego elementu i tabeli plików w bazie danych. Ta mapa jest uważana za katalog danych, który zawiera nazwę każdej tabeli, nazwę pola, typ pola i ogólny opis wszystkich elementów w bazie danych.
Słownik danych jest jednym z najważniejszych dokumentów dla aplikacji komputerowej. Zawiera ogólny opis zawartości danych w bazie danych. Definiuje również zasady formatowania, ograniczenia i zasady integralności danych. Bez tego słownika przyszłe modyfikacje aplikacji mogą stać się niemożliwe.
Wiele starszych aplikacji ma archaiczny projekt bazy danych. Wynika to z fizycznych ograniczeń baz danych zaprojektowanych wiele dekad temu. Ze względu na ograniczenia rozmiaru nazw pól, wiele nazw jest skróconych i niezbyt intuicyjnych. Słownik danych jest niezbędny do zarządzania starszymi bazami danych.
Niestety nie ma formalnego procesu audytu projektu bazy danych. Za wdrożenie najlepszych praktyk podczas tworzenia bazy danych zwykle odpowiada zespół programistów. Wielu początkujących programistów może definiować nazwy kolumn z ogólnymi opisami. Ta ogólna konwencja nazewnictwa jest wyjątkowo nieintuicyjna i kiepska, co może prowadzić do niemożności zarządzania bazą danych.
Słownik danych może pomóc w nieintuicyjnym projektowaniu bazy danych. Słownik ten szczegółowo zdefiniuje każdą nazwę pola i metadane, wraz z opisem sposobu wykorzystania danych. Posiadanie tego słownika może pomóc przyszłym programistom określić, jak najlepiej zmodyfikować system pod kątem przyszłych ulepszeń.
Baza danych składa się z tabel i nazw pól. Tabela to plik, który zawiera informacje o określonym typie danych. Przykładem stołu może być stół osoba. Tabela osób miałaby nazwy pól zawierające imię, nazwisko i drugie imię. Słownik danych to dokument, który definiuje szczegóły dotyczące każdego pola w tabelach bazy danych.
Słownik danych jest podobny do systemu katalogów w bibliotece. Każda tabela to dokumenty jako konkretna jednostka ze szczegółową definicją nazw pól w tabeli. Definicja powinna zawierać rozmiar, typ i oczekiwane wartości pól. Powinna również określać wszelkie relacje, jakie może mieć tabela z innymi elementami danych w bazie danych.
Pole wymagane to element danych, który należy zawsze wypełnić, zanim aplikacja pozwoli na zapisanie danych w systemie plików. Nie wszystkie elementy danych są uważane za pola wymagane. Słownik danych powinien również dokumentować, które pola są polami wymaganymi. Pomaga to przyszłemu zespołowi programistycznemu zrozumieć zasady zawarte w bazie danych.