Zarządzanie informacjami o produkcie to proces, dzięki któremu wszystkie informacje dotyczące produktu są przechowywane w jednej bazie danych. Te informacje mogą obejmować wszystko, od schematów technicznych do gotowych notatek katalogowych, ale głównym celem większości systemów zarządzania informacjami o produktach jest marketing. Niezależnie od wykorzystywanego kanału dystrybucji wszelkie informacje związane z użytkowaniem lub sprzedażą produktu można znaleźć w jednej bazie danych. To pozwala
marketingu wielokanałowego w celu wykorzystania podobnych stylów, języków i motywów.
System zarządzania informacjami o produkcie to rodzaj zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Są to systemy przechowywania informacji, które umożliwiają wielu użytkownikom dostęp, tworzenie i edycję informacji jednocześnie iw czasie rzeczywistym. Inne rodzaje zarządzania treścią w przedsiębiorstwie obejmują korporacyjne systemy przechowywania dokumentów i platformy zarządzania treścią, takie jak system webowy Joomla®.
Systemy te najlepiej sprawdzają się w obszarach, w których istnieje wiele grup, które potrzebują jednoczesnego dostępu do informacji. Potrzeba podstawowego zarządzania treścią wynika z rosnącej tendencji wśród firm do posiadania dużych centrów operacyjnych w wielu obszarach. Niezależnie od tego, czy jest to projekt, czy restrukturyzacja, na przykład po fuzji, zarządzanie treścią pozwala tym różnym obszarom na swobodną komunikację bez konieczności fizycznej bliskości.
Większość systemów zarządzania informacjami o produktach działa na podobnych zasadach. Stanowią one frontowe punkty dostępu użytkownika do wewnętrznej bazy danych, takiej jak Oracle lub MySQL. Oznacza to, że nie przechowują zawartych w nich informacji — robi to standardowa korporacyjna baza danych. Po prostu pozwalają użytkownikom na mniej techniczne sposoby wprowadzania informacji. Zmniejsza to liczbę szkoleń wymaganych dla pracowników nietechnicznych i sprawia, że system jest łatwiejszy w użyciu dla wszystkich.
Dzięki standardowym bazom danych, z których korzystają, łatwo jest połączyć bazy danych zarządzania informacjami o produktach z bardziej konwencjonalnymi bazami danych marketingowych. Te inne bazy danych mogą zawierać rekordy sprzedaży, numery kont lub inne szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży. Łącząc informacje zawarte w obu bazach, możliwe jest wstępne wyselekcjonowanie klientów, którzy mogą być zainteresowani nowym lub istniejącym produktem na podstawie wcześniejszej sprzedaży.
Większość baz danych zarządzania informacjami o produktach zawiera informacje przeznaczone dla ogółu społeczeństwa. Informacje te zwykle skupiają się na informacjach marketingowych i sprzedażowych, opisach produktów i instrukcjach obsługi. Ponieważ informacje są publiczne, bazy danych są często udostępniane między firmami. Dzięki dostępności informacji o produktach dla dostawców zewnętrznych, łatwiej jest tworzyć kompatybilne produkty lub znajdować producentów wyspecjalizowanych komponentów.
Kolejną dużą zaletą systemów informacji o produktach jest spójność w reklamie. Różne działy reklamujące się w różnych kanałach, takich jak handel detaliczny i korporacyjny, mogą udostępniać sobie informacje marketingowe. Zamiast projektować własne kampanie, mogą dzielić się informacjami, zapewniając, że elementy reklamowe pozostaną takie same w różnych kanałach. Taka spójność poprawia świadomość produktu w przypadku kontaktu konsumenta z produktem poza znanym mu kanałem.